So manch einem Unternehmensvertreter bilden sich bei der bloßen Vorstellung eines TV oder Radio Interviews im Messeumfeld Schweißperlen auf der Stirn. Dies ist auch verständlich, im Alltag wird uns ja selten ein Kameraobjektiv vor das Gesicht oder ein Mikrofon unter die Nase gehalten. Und dann heißt es plötzlich: Action! Kein Wunder, dass TV und Radio Interviews auf Messen zur „Angstdisziplin“ einiger Sprecher, aber häufig auch der PR-Verantwortlichen gehören. Warum das nicht sein muss und worauf es zu achten gilt, haben wir im folgenden Leuchtschrift Beitrag zusammengefasst.
Ein Sprecher sollte souverän und verständlich die Unternehmensbotschaften vermitteln und dabei noch ganz nebenbei sympathisch sowie kompetent wirken. Um das Stresslevel auf der Messe zu reduzieren, sind daher eine gute Vorbereitung des TV oder Radio Interviews und ein ordentliches Briefing durch die Kommunikationsabteilung oder die PR Agentur umso wichtiger.
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Im Vorfeld der Messe sollten PR-Verantwortliche folgende Punkte zu Inhalten, Sprechern sowie zum Messestand und zu organisatorischen Belangen festlegen:
Inhalte und Sprecher
- Wer darf vor der Kamera zu welchem Thema sprechen?
- Können die Sprecher souverän vor der Kamera auftreten oder fühlen sie sich unwohl? Eventuell ist ein vorbereitendes Sprechertraining sinnvoll.
- Sind die Themen und Botschaften klar definiert, gibt es Q&As zur Vorbereitung oder müssen diese noch erstellt werden?
- Gibt es rund um Interviews auf Messen persönliche Präferenzen zu beachten? Manch einer bevorzugt spätere Termine, um sich erst „warmzulaufen“. Bei anderen sinkt die Leistungskurve gegen Mittag/Nachmittag, daher bieten sich frühere Termine an.
- Habe ich Pressematerial in Form von USB-Sticks dabei? Für TV-Redaktionen eignet sich vor allem Videomaterial, das auch im Vorfeld zugeschickt werden kann.
Messestand – wo ist der geeignete Platz?
Man steckt gerade im größten Messetrubel und dann steht plötzlich ein Kamerateam da. Jetzt stellt sich die Frage: Wohin mit dem Team und was ist der geeignete Hintergrund? Auch hierzu sollte man sich bereits vorher Gedanken gemacht haben.
- Gibt es auf dem Messestand die Möglichkeit, Interviews zu führen? Wenn ja, wo?
- Radio Interviews hält man am besten mit möglichst geringen Hintergrundgeräuschen ab – das ist an einem vielbesuchten Messestand oft schwierig. Klären Sie am besten im Vorfeld, ob es einen ruhigeren Rückzugsort gibt.
- TV Sender bevorzugen für Interviews auf Messen Stände, die schöne Bilder liefern. So bietet es sich an, eine besonders anschauliche Ecke am Stand ausfindig zu machen.
- Das Unternehmenslogo sollte bei Interviews auf Messen zudem immer sichtbar sein. Einen schönen Hintergrund hatte beispielsweise Intel auf der CeBIT mit dem intelligenten Weinberg.
- Zudem lassen sich Hostessen für Filmaufnahmen einplanen. Nicht immer wird ein Sprecher benötigt, manchmal reicht es, wenn eine Hostess ein Produkt in die Kamera hält.
- Man kann auch mit bekannten Gesichtern arbeiten. Ob Politiker, Sportler, Musiker oder Schauspieler – eine bekannte Persönlichkeit zieht TV Sender auf den Stand. Hier zum Beispiel ist der Besuch von Angela Merkel am Intel Stand auf der diesjährigen CeBIT zu sehen.
- Extra Tipp: Schnell sein beim Standaufbau! Viele Sender drehen schon am Tag vor dem offiziellen Messestart ihre ersten Beiträge. Wer also bereits im Vorfeld einen attraktiven Stand (oder nur eine Ecke) für Filmaufnahmen zeigen kann, steigert die Chancen, in die Berichterstattung aufgenommen zu werden.
Organisatorisches rund um Interviews auf Messen
Ohne Einladung – kein Besuch! Dabei muss man nicht im Vorfeld die Katze aus dem Sack lassen, aber ein kleiner Einblick sollte auf jeden Fall geboten werden.
- Eintrag in den Messeführer, inklusive Ansprechpartner und Handynummer.
- Anmeldung für den Messekalender – viele Messen, beispielsweise die IFA, bieten diesen Service für Medienvertreter an.
- Aktueller TV und Radio Verteiler. Bei der Messe kann auch nach den Akkreditierungen des letzten Jahres gefragt werden. Manche Messen stellen diese zur Verfügung.
- Erfahrungsgemäß planen TV und Radio Stationen ihre Termine kurzfristig. Daher sollte die Einladung nicht zu früh versendet werden – etwa eine bis eineinhalb Wochen vorher sind ideal.
- Bilder sind für TV Sender das A&O – eine lebendige Einladung mit Bildern und Video-Links, was es auf dem Stand zu filmen gibt, erweist sich daher als nützlich.
- Auch an das Monitoring will gedacht sein – eventuell ist die Erweiterung des Clipping-Auftrags für den Messezeitraum um TV und Radio Beiträge sinnvoll.
Messestart: Ready to rumble
Es ist so weit, die Messe beginnt.
Sprecher und PR-Verantwortliche sind top vorbereitet, jeder weiß was zu tun ist. Diese gute Vorbereitung ist mehr als die halbe Miete – der Rest kommt fast von alleine. Um jetzt kurz vor der Zielgeraden nicht in Stress zu verfallen, hilft folgende Checkliste:
- Mit ausreichend Puffer vor dem ersten Termin den Messestand besichtigen und sich einen Überblick verschaffen. Wo sind meine Produkte, wo kann ich Interviews abhalten, wie könnte eine Standführung aussehen?
- Der PR-Verantwortliche bespricht sich mit dem Sprecher und gibt Hilfestellungen zu den einzelnen Formaten und den zu fokussierenden Inhalten.
- Der Sender kommt wie vereinbart zum Treffpunkt: Klasse, es startet schon gut. Der PR-Vertreter stellt den Interviewpartner vor und gemeinsam mit dem Redakteur werden kurz Inhalte, Ort usw. geklärt.
- Der Interviewpartner wird nochmals kurz auf sein äußeres Erscheinungsbild „untersucht“. Sitzt die Frisur, passt die Krawatte und steht er optimal zum Produkt bzw. Branding? Zu guter Letzt: weg mit dem Namensschild 😉
- Ein Sender kommt ohne Termin vorbei. Keine Panik, denn die gute Vorbereitung zahlt sich aus. Zunächst muss geklärt werden, was von Interesse ist. Wird wirklich ein Sprecher benötigt oder reicht eine atmosphärische Aufnahme oder eine Hostess, die ein Produkt in die Kamera hält?
- Ein TV-Sender ist vor Ort und der Sprecher steht vor einer anderen Kamera? Kein Problem – meist ist die Aufnahmezeit, in der ein Sprecher benötigt wird, kurz. Jetzt hilft Improvisieren! Einfach alle oberen Punkte im Vorfeld mit dem Redakteur abklären – bis dies erledigt ist, sollte auch der Sprecher wieder verfügbar sein.
- Ganz wichtig: Visitenkarten vom Dreh-Team geben lassen und nach dem voraussichtlichen Sendetermin fragen.
Nach dem Spiel ist vor dem Spiel
So ist es auch in der Kommunikation. Nach der Messe beginnt die Monitoring Zeit. Diese Aufgabe sollte nicht unterschätzt werden. Hier gilt es zu prüfen, welche TV Sender da waren, wer welchen Beitrag in welchem Umfeld veröffentlicht hat und wie die Unternehmens- und Produkt-Botschaften transportiert wurden. Ein Debriefing mit allen Beteiligten des Unternehmens ist ebenso wichtig wie das persönliche Feedback an die Sprecher. Was kann beim nächsten Mal (noch) besser gemacht werden? Denn auch hier gilt der gute alte Fußball-Spruch: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel 🙂
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