Zoom, Microsoft Teams, Webex oder GoToMeeting: Webbasierte Meeting Tools sind heute in Unternehmen – auch durch vermehrtes ‘Remote-Work‘ – fest etabliert. Egal ob als internes Kollaborations-Tool, für Media- und Kunden-Gespräche oder gar als virtuelle Pressekonferenz, professionelle PR-Arbeit wäre in Corona-Zeiten kaum anders möglich. Wie ihr diese Tools bestmöglich nutzt, woran in der Vorbereitung zu denken ist und welche Stolperfallen bei professionellen Webmeetings umschifft werden sollten, zeigen wir euch in unserer Checkliste.
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INHALT
Webmeetings: Von Kindern und Katzen
Auch nach einem Jahr verstärkter Nutzung von Webmeeting Tools passieren immer noch Fehler. In den letzten Monaten sind dabei – teilweise recht skurrile – Videos an die Öffentlichkeit gelangt, die zeigen, dass der Umgang mit Zoom & Co. gelernt sein will.
Häufig fehlt es an Verständnis für die Funktionsweisen, doch auch die Umgebung der Videokonferenzteilnehmer*innen kann eine Rolle spielen. Wohl allen bekannt: Bereits vor mehreren Jahren wurde ein BBC-Experte während eines Interviews von seinen Kindern überrascht…
Da immer mehr Menschen nun von Zuhause aus arbeiten, häufen sich mal mehr mal weniger peinliche Missgeschicke im Umgang mit Video-Calls. Damit euch dies im Business-Kontext nicht passiert, haben wir für euch die häufigsten Fehler gesammelt – und eine praktische Checkliste erstellt. So klappt es künftig (noch) besser bei der professionellen Durchführung eures nächsten virtuellen Meetings – auf alle Fälle VIEL besser als hier ;):
Checkliste für professionelle Webmeetings
Tipp 1: Technisches Set-up
- Passt meine (W-)Lan-Verbindung?
- Sind Updates installiert?
- Habe ich ggf. ein zweites Endgerät?
- Welches Tool funktioniert für alle Teilnehmer?
- Welche Funktionen benötige ich?
- Kann ich das Tool bedienen?
Tipp 2: Bild & Ton
- Ist die Kamera aktiviert?
- Ist die Linse sauber?
- Sind hochauflösende Aufnahmen möglich?
- Habe ich ggf. eine externe Webcam?
- Ist die Kamera auf Augenhöhe?
- Kann ich in die Kamera blicken?
- Habe ich ein externes Mikrofon?
- Ist das Mikrofon aktiviert?
- Gibt es Störgeräusche?
- Kann man mich gut hören?
- Sind andere Teilnehmer stumm geschalten?
- Bin ich stumm geschalten?
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Tipp 3: Licht & Hintergrund
- Habe ich Tageslicht? Kann ich vor einem Fenster sitzen?
- Ist eine (künstliche) Lichtquelle hell genug?
- Wirft die Lichtquelle starke Schatten in mein Gesicht?
- Kann ich Gegenlicht vermeiden?
- Ist mein (Home-)Office für einen Call geeignet?
- Wirkt der Hintergrund unruhig – oder zu steril?
- Soll ein (einheitlicher) Company Hintergrund verwendet werden?
- Falls alles nicht zutrifft: Kann ich einen Unschärfe-Filter verwenden?
Tipp 4: Kleidung & Auftreten
- Bin ich dem Anlass angemessen angezogen?
- Würde ich das gleiche auch in einem F2F Meeting anziehen?
- Hebt sich meine Kleidung vom Hintergrund ab (nicht hell/dunkel auf hell/dunkel)?
- Ist meine Kleidung auf dem Bildausschnitt entsprechend angepasst?
- Blicke ich mein Gegenüber an?
- Habe ich ein offenes und aufmerksames Auftreten?
- Vermeide ich es, während des Calls E-Mails, Nachrichten etc. zu checken?
- Bin ich geschminkt/frisiert/zurechtgemacht?
- Habe ich alle benötigten Materialien direkt griffbereit und muss diese nicht erst suchen?
Haben wir etwas auf unserer Checkliste vergessen? Wie sind eure Erfahrungen mit virtuellen Meetings und Videocalls? Lasst es uns bitte unten in den Kommentaren wissen.
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