Mit unseren Beiträgen zum Thema Gesprächsbegleitung auf Messen solltest Du nun fit sein, was Deine Medientermine vor Ort anbelangt. Deine Kenntnisse rund um die B2B-Messekommunikation kannst Du auch gleich auf der HMI in Hannover testen, solltest Du vor Ort aktiv sein. Doch was, wenn doch einmal etwas schief geht? Wenn der Sprecher eine Frage nicht beantworten kann? Oder wenn er versehentlich NDA-Infos ausplaudert? In solchen Fällen schlägt der Puls unbestritten erst einmal höher. Aber auch dafür gibt es eine Lösung. Wie diese aussieht und welche „Erste Hilfe Tipps“ Du parat haben solltest, erfährst Du im Folgenden.
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Grundregel: Ruhe bewahren und professionell reagieren
Grundsätzlich ist es wichtig, im Fall der Fälle Ruhe zu bewahren und nicht in Hektik zu verfallen, sondern professionell sowie besonnen zu reagieren. Für die meisten kniffligen Situationen gibt es eine Lösung, die beide Seiten zufriedenstellt – das B2B-Unternehmen sowie den Medienvertreter. Ziel ist es immer, dass sowohl der Sprecher als auch der Journalist das Gespräch mit einem guten Gefühl verlassen. Deine Aufgabe besteht darin, als Vermittler sofort einzugreifen, dabei den richtigen Ton zu treffen und vor allem die notwendigen Schritte in die Wege zu leiten.
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Was tun wenn….
… der Sprecher die Antwort nicht weiß
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- Unterstütze ad hoc und beantworte die Frage.
- Solltest Du die Antwort nicht kennen und Du weißt aber, wo sie auf die Schnelle zu finden ist: Schaue nach und beantworte die Frage dann.
- Alternativ kannst Du auch, wenn ein Experte am Stand vor Ort ist, der die Antwort wahrscheinlich weiß, das Gespräch kurz verlassen und den Experten ansprechen oder ihn kurz zum Gespräch einladen.
- Wenn das alles nicht funktioniert: Sichere dem Medienvertreter zu, dass er die Antwort nachgeliefert bekommt. Notiere die entsprechende offene Frage, organisiere im Nachgang die Antwort und leite diese an den Journalisten weiter. Dabei wichtig: Erfrage unbedingt seine Deadline.
… der Sprecher eine falsche Antwort gibt
- In solchen Fällen zeigt sich, wie wichtig es ist, immer gut zuzuhören.
- Denn: Wenn Du es merkst und die richtige Antwort kennst, kannst Du direkt die Kuh charmant vom Eis holen: Du greifst diplomatisch ein, ohne den Sprecher bloßzustellen.
- Falls Du es nicht registrierst und sich eine Antwort erst im Nachhinein als falsch erweist, gilt es, den Medienvertreter umgehend telefonisch oder per E-Mail zu informieren und die richtige Antwort nachzuliefern.
… der Sprecher NDA Infos oder Interna (versehentlich) ausplaudert?
- Grundsätzlich beugst Du einem solchen Fall mit einem umfassenden Briefing des Sprechers vor. Sollte es doch einmal passieren, dass ein Sprecher Interna oder NDA-Infos ausplaudert, gilt es auch hier, schnell zu reagieren.
- Nämlich so: Du weist den Journalisten nachdrücklich darauf hin, dass die Informationen (noch) nicht zur Veröffentlichung bestimmt sind bzw. lieferst ein Veröffentlichungsdatum nach, falls schon verfügbar.
…sich herausstellt, dass der Sprecher wider Erwarten doch der falsche Ansprechpartner ist oder der Journalist ein anderes Thema als geplant fokussiert?
- In der Regel passiert dies eher selten, da Du die Gespräche im Vorfeld ordentlich vorbereitet hast. Wenn sich entgegen der Erwartungen herausstellt, dass der Sprecher oder das Thema für den Journalisten nicht passen – zum Beispiel, weil eine Vertretung kommt, da der geplante Journalist seinen Termin nicht einhalten kann, gibt es eine relativ einfache Lösung.
- Du weist den Journalisten darauf hin, dass der Sprecher bzw. das Thema für seine Anforderungen nicht ideal sind.
- Sollte der passende Sprecher vor Ort sein, vermittelst Du ad hoc einen Alternativtermin, falls es die jeweiligen Termin-Schedules erlauben.
- Falls nicht, vermittelst Du, wenn vom Journalisten gewünscht, einen entsprechenden Kontakt für einen Termin (z.B. ein Telefonat) nach der Messe.
… der Journalist sich verspätet oder gar nicht auftaucht?
- Grundsätzlich gilt: Pünktlichkeit bedeutet Wertschätzung. Ganz besonders, wenn der Termin mit einem ranghohen Executive stattfindet.
- Sollte der Journalist einige Minuten nach der Zeit noch nicht aufgetaucht sein, ruf ihn an und frag ihn, ob er noch kommt oder ob er es vielleicht gar nicht mehr schafft. So ist es möglich, frühzeitig nach Alternativen zu suchen sowie den Sprecher zu informieren.
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Wenn sich der Journalist „nur“ verspätet:
- kann das Gespräch zum Beispiel verkürzt werden – mit dem Fokus auf die wesentlichen Fragen.
- Oder Du findest einen Ersatztermin auf der Messe bzw. notfalls nach der Messe (via Telefon).
- Falls es sich beim Sprecher nicht um einen ranghohen VIP handelt, dessen Tagesablauf minutiös getaktet ist, sind folgende Verspätungen – angesichts des generellen Messetrubels – akzeptabel: Bei 30-Minuten Terminen kann der Sprecher eine Verspätung von 5-10 Minuten tolerieren, bei 1-Stunden Terminen maximal 20-30 Minuten.
Wenn der Journalist gar nicht auftaucht:
- Das ist natürlich ärgerlich. In diesem Fall rufst Du ihn an und fragst ihn, ob er an einem Alternativtermin (auf der Messe oder hinterher) interessiert ist.
…ein Journalist (ohne Termin) enttäuscht ist, weil spontan kein Sprecher verfügbar ist?
- Auch hier gilt: Reagiere besonnen. Gerade an den ersten Messetagen ist es durchaus Usus, dass die Sprecher durchgebucht sind und kein Minütchen Spielraum haben.
- Du sagst dem Journalisten freundlich, dass wir unser Möglichstes tun, und bietest ihm alternative Sprecher und Termine an.
- Sollte dies auf der Messe selbst nicht machbar sein, kannst Du auch einen Termin im Nachgang der Messe, etwa telefonisch, offerieren.
Sämtliche Messen, egal ob B2B oder B2C, verlangen von allen Beteiligten Verständnis und Flexibilität für Ungeplantes. Und so viel steht fest: Selbst bei der perfektesten Planung im Vorfeld wird irgendetwas passieren, womit Du nicht gerechnet hast. Egal, was es ist – wir raten Dir: tief durchatmen, gelassen bleiben und das Problem professionell lösen.
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