Alles ist im Wandel. Die rasant fortschreitende Digitalisierung verändert unsere Lebens- und vor allem Arbeitswelten. Flexibles, mobiles Arbeiten, unabhängig von Zeit und Raum, sowie virtuelle Teams sind die Schlagworte neuer, digitaler Arbeitsumgebungen. Wie eine PAC-Studie unterstreicht, ist die Modernisierung zum ‘Digital Workplace‘ jedoch ein komplexes Vorhaben und weit mehr als ein reines IT- oder HR-Projekt. Um die abteilungsübergreifenden Prozesse und umfassenden Auswirkungen auf die gesamte Unternehmenskultur zu meistern, ist eine begleitende Change Kommunikation unabdingbar. Wir skizzieren 8 Erfolgsfaktoren.
Change Kommunikation als Erfolgsfaktor
Damit der digitale Wandel erfolgreich wird, braucht es die Unterstützung der Mitarbeiter. Sie müssen den Wandel von Beginn an mitgestalten, leben und vorantreiben. Widerstände und Ängste vor dem Unbekannten bleiben da nicht aus. Sie sollten nur frühzeitig identifiziert, ernst genommen und aufgearbeitet werden. Hierbei hilft professionelles Kommunikationsmanagement.
Wir haben 8 Erfolgsfaktoren für Dich zusammengestellt, die Veränderungsprozesse kommunikativ nachhaltig stützen:
1. Change Kommunikation braucht Strategie
Damit der Change Prozess mit voller Kraft umgesetzt werden kann, sollten alle Mitarbeiter wissen, wohin die Reise geht.
- Welche Gründe sind ausschlaggebend für den Wandel?
- Was wird sich technisch, organisatorisch und kulturell im Unternehmen ändern?
- Wie sieht zukünftig der gelebte Arbeitsalltag aus?
Mit einem klaren Ziel vor Augen lassen sich manche Stolpersteine leichter überwinden und Kräfte mobilisieren. Schaff‘ deshalb Neugier und eine positive Aufbruchstimmung, bei der jeder gerne dabei sein möchte.
2. Change braucht Struktur
Steht die Strategie, sollte festgelegt werden, welche Kommunikationsinstrumente zum Einsatz kommen.
- Wer wird wann informiert?
- Stimmt der zeitliche Ablauf der Kommunikation mit den Prozesseinführungen überein?
- Wer sind die ‘Peer Groups‘ und Fürsprecher? Wie gehen wir mit Widerständen und unangenehmen Informationen um?
- Und wofür steht die zukünftige Arbeitgebermarke?
Viel Stoff für einen strategischen Kommunikationsplan.
3. Change braucht Ressource
IT-Kosten einer Migration zum ‘Digital Workplace‘ lassen sich meist noch recht genau ermitteln. Wie viel Management- und Mitarbeiterkapazitäten sowie prozessbegleitende Maßnahmen von Nöten sind, wird hingegen häufig unterschätzt. Überstrapaziert man begeisterte Change Kollegen, werden aus Enthusiasten schnell Verweigerer, und der Prozess gerät ins Stocken.
- Sorge deshalb für eine üppige Manpower-Ausstattung der Fokusgruppen.
- Schaff‘ Anreize und Entlastung für die Hauptakteure.
- Setze für die Beratung und operative Umsetzung auf externe Kommunikationsexperten.
4. Change braucht Dialog
Der Veränderungsprozess ist keine Einbahnstraße: Der Dialog steht im Mittelpunkt der Change Kommunikation. Mitarbeiter sollten nicht nur Botschaften empfangen, sondern auch Ansprechpartner erhalten, um ihre individuellen Fragen zu adressieren. Unterschiedliche Feedback-Optionen und -Kanäle sichern nicht nur wichtige Informationen über die wahren Bedürfnisse eines Unternehmens, sondern sind zugleich ein hilfreiches Ventil für Sorgen und Nöte der Mitarbeiter.
5. Change braucht Vorbilder und Treiber
Während der Einführungsphase ist der Einsatz schlagkräftiger Fokusgruppen wichtig. Deren Teilnehmer agieren als Promotoren in der Organisation und machen erste Erfolge schnell und glaubwürdig sichtbar. Aber auch die Führungscrew hat durch ihre Vorbildfunktion einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg eines Change Projekts. Schlichtes Vorleben überzeugt immer noch am besten, um neue Wege gemeinsam zu beschreiten.
6. Change braucht Emotion
Eine pure Faktendarstellung künftig veränderter Prozesse hilft wenig. Daher gilt:
- Sprich bei der internen Kommunikation Kopf und Herz an – und dies nicht nur virtuell, sondern vor allem live und im persönlichen Austausch über entsprechende Plattformen.
- Nutze hierfür eine klare, bildhafte Sprache, die jeder kennt und versteht.
- Formuliere positiv und sympathisch, und was grundsätzlich gilt: bleib vor allem ehrlich.
7. Change braucht Offenheit
Natürlich erfordert eine erfolgreiche Change Kommunikation auch die nötige Portion an Offenheit. Nur so werden die umfassenden Digitalkompetenzen über alle Mitarbeiter-Ebenen und -Generationen manifestiert.
8. Change braucht Wissenstransfer
Und zu guter Letzt benötigt der Veränderungsprozess zum ‘Digital Workplace‘ ein solides Fundament in Form eines mehrstufigen und vor allem gelebten Wissenstransfers. Hierzu zählen zum Beispiel:
- Aufklärung
- Schulungen
- Best Practices
- Feedback-Kultur
- Ständiges Justieren von Stellschrauben
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