Virtuelle Events planen und umsetzen

Mittlerweile gehört es für die meisten von uns zum Alltag: tägliche Videokonferenzen, Weiterbildungen im eigenen Wohnzimmer und Kontaktpflege vor dem PC. Zwar können virtuelle Alternativen den persönlichen Austausch nicht ohne Abstriche ersetzen, allerdings bieten digitale Formate auch bei Veranstaltungen einige Vorteile. Ging es in einem der letzten Beiträge um die unterschiedlichen digitalen Möglichkeiten, erhaltet ihr heute praktische Tipps, wie ihr virtuelle Events planen und umsetzen könnt.

A. Herausforderungen und strategische Planung

Auf den ersten Blick scheint es häufig simpel. Man setzt einen gemeinsamen Call auf und gibt den Teilnehmenden eines Online-Events in einer Stunde die gewünschten Inhalte mit auf den Weg – ohne zeitaufwändige Anreise, kostspielige Location oder Catering. In der Realität funktioniert die Übertragung physischer Events in die virtuelle Welt allerdings nicht ganz so einfach. Digitale Formate haben ihre ganz eigenen Herausforderungen:

Digitale Ermüdung

Auch bekannt als „Zoom Fatigue“, beschreibt dieses Phänomen die Müdigkeit und Erschöpfung, die viele Menschen durch ständige virtuelle Meetings empfinden.

• Eine Umfrage des Instituts für Beschäftigung und Employability zeigt, dass rund 60 Prozent der Befragten diese Ermüdung bei sich selbst beobachten.
• Das wiederum wirkt sich entscheidend auf die Konzentration bei digitalen Formaten aus.

Weniger Interaktion

Events leben vor allem von Emotionen, die durch gemeinsame Erlebnisse und den Austausch entstehen.

• Bei digitalen Alternativen kommen diese Faktoren häufig zu kurz.
• Die Kommunikation ähnelt manchmal einer Einbahnstraße statt einem inspirierenden Dialog.

Häufig höhere No-Show Rate

Natürlich gibt es auch bei physischen Veranstaltungen einen gewissen Prozentsatz an Personen, die nicht erscheinen. Allerdings liegt der Anteil bei virtuellen Events (insbesondere bei kostenlosen Veranstaltungen) häufig höher, da die Hemmschwelle, sich letztlich doch spontan nicht einzuwählen, geringer ist.

Unter anderem diese Faktoren sorgen dafür, dass sich viele Veranstalter sowie Teilnehmer klassische Face-to-Face Events zurückwünschen. Trotzdem werden uns virtuelle Veranstaltungen auch in der Zukunft begleiten – denn die Pandemie hat uns gezeigt, dass nicht zu jedem Anlass eine Veranstaltung vor Ort nötig ist.

Vorausschauend planen

Um die Herausforderungen erfolgreich zu meistern und die Vorteile von virtuellen Events – wie die größere Reichweite, keine Anreise und geringere Kosten für Location und Catering – voll auszuschöpfen, gilt es, den virtuellen Event strategisch und vorausschauend zu planen.

B. Tipps für erfolgreiche Online-Events

Phase 1: Vor der Veranstaltung

Tipp 1: Interessanter Content

Mindestens genauso wichtig wie bei physischen Events ist attraktiver und passgenauer Content. Dein Online-Event muss relevante Inhalte bieten, die der jeweilige Zielgruppe einen Mehrwert bringen und deren Aufmerksamkeit gewinnen.

Tipp 2: Passende Sprecher*innen

Aber: Auch der beste Inhalt kommt bei den Zuhörer*innen nicht an, wenn er nicht professionell vermittelt wird. Deshalb ist es essenziell, die richtigen Sprecher*innen auszuwählen. Natürlich müssen diese Expert*innen für das Thema sein, gleichzeitig aber auch mitreißend, souverän und authentisch vor der Kamera agieren.

Tipp 3: Gebrandete Landingpage

Die professionelle Umsetzung deines Online-Events beginnt bei der Anmeldung. Idealerweise sollte es hierfür eine eigene Landingpage im Look and Feel des Unternehmens geben. Wichtig ist es, bereits frühzeitig zu entscheiden, welche Daten man von den Teilnehmenden braucht.

Tipp 4: Regelmäßiger Kontakt

Um die No-Show-Rate möglichst gering zu halten, empfiehlt es sich, vom Zeitpunkt der Anmeldung bis zum Veranstaltungstag mit den Teilnehmenden in Kontakt zu stehen. Mit regelmäßigen Remindern, Umfragen zu Interessen und weiterführenden Infos gelingt es, im Kopf der Teilnehmenden zu bleiben – natürlich alles in Maßen!

Phase 2: Während der Veranstaltung

Tipp 1: Professionelles Auftreten

Die Sprecher*innen sollten bestmöglich vorbereitet sein. Das gilt nicht nur für die Inhalte, die sie vermitteln, sondern auch für das technische Set-up, Bild, Ton, die richtige Kleidung etc. Auf diese Faktoren solltet ihr bereits bei den Proben achten.

Tipp 2: Abwechslungsreicher Ablauf

Um zu vermeiden, dass die Teilnehmenden abschweifen oder im schlimmsten Fall euren Event verlassen, hilft es, die Veranstaltung möglichst abwechslungsreich zu gestalten. So hilft etwa der Wechsel zwischen verschiedenen Formaten (Präsentation, Videoinhalte, Interaktion, etc.), die Aufmerksamkeit deines Publikums zu halten.

Tipp 3: Interaktion

Wie bereits erwähnt, fehlt es häufig bei virtuellen Veranstaltungen an Interaktion. Allerdings bieten viele Tools unterschiedlichste Möglichkeiten für den Austausch untereinander. Funktionen wie

• ein integrierter Chat,
• regelmäßige (Blitz)Umfragen sowie
• Handzeichen oder Reaktionen (z.B. über Emojis)

geben den Teilnehmenden ein Gefühl dafür, dass sie nicht alleine zuhören. Darüber hinaus hilft es häufig bereits, wenn mehrere Sprecher*innen präsentieren und miteinander sprechen – damit wird aus einem Monolog einfach ein Dialog.

Tipp 4: Aufzeichnung bereitstellen

Ein großer Vorteil von virtuellen Formaten ist, dass sich die Sessions ohne großen Aufwand aufzeichnen und zur Verfügung stellen lassen. Damit könnt ihr euren Zuschauer*innen sowie Interessent*innen, die nicht teilnehmen konnten, die Chance bieten, auch im Nachgang Zugang zu den Infos zu erhalten.  

Phase 3: Nach der Veranstaltung

Tipp 1: Follow-up

Mit dem Beenden des Online-Events sollte das Projekt noch nicht abgeschlossen sein.

• Sucht den Austausch mit euren Teilnehmer*innen!
• Nutzt die Gelegenheit, um weiter in Kontakt zu bleiben, indem ihr bspw. weiterführende Informationen und die Aufzeichnung teilt, Feedback einholt und bei Rückfragen bereitsteht bzw. den Kontakt zu Expert*innen vermittelt.

Tipp 2: Analyse der Veranstaltung

Nach dem Event ist vor dem Event. Um stetig dazuzulernen und die Eventplanung und -umsetzung zu optimieren, empfiehlt es sich, die Veranstaltung im Nachgang entsprechend zu evaluieren. Viele Plattformen liefern umfangreiche Daten zu den Teilnehmenden (z.B. No-Shows oder Abbruchraten) und ermöglichen auch im Nachgang noch Zugriff auf gestellte Fragen. All diese Infos bieten hilfreiche Erkenntnisse für zukünftige Veranstaltungen.

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