Kaum eine Branche hat die Corona-Krise so hart getroffen, wie die Messegesellschaften. In den vergangenen 16 Monaten wurden fast alle Veranstaltungen abgesagt oder auf unbestimmte Zeit verschoben. Dies ändert sich nun jedoch langsam – auch hier in Deutschland stehen die ersten Messen wie die IAA in den Startlöchern. Für Aussteller und Dienstleister bedeutet dies aber ein Umdenken in der Planung und Umsetzung – unabhängig davon, ob es sich um Präsenz-, virtuelle oder hybride Messen handelt. Welche Punkte beachtet werden sollten, lest ihr in unserer heutigen Leuchtschrift. 10 praktische Tipps für euren Messeauftritt findet ihr übrigens am Ende des Artikels. 😉
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Reale, virtuelle oder hybride Messen
Die erste Frage, die sich Aussteller momentan bei der Messeplanung stellen, ist meist: Wie wird das Event überhaupt stattfinden? Messegesellschaften haben in den vergangenen Monaten neue Konzepte entworfen, in denen auch während der Corona-Krise Veranstaltungen mit Besucher*innen aus aller Welt stattfinden können. Diese lassen sich in erster Linie in drei Kategorien unterteilen:
- Messen mit ausschließlicher Präsenz
- Messen im virtuellen Raum
- Messen in Hybridform
Besonders hybride Messen werden vermehrt angeboten. Aussteller haben einen physischen Stand, die Angebote werden aber gezielt durch Online-Aktivitäten erweitert und ergänzt. Dies stellt sicher, dass alle Teilnehmer*innen – egal welche Reisebeschränkungen bestehen – an der Messe teilnehmen können.
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Für die Planung ist also von Beginn an zu beachten, dass die virtuelle Komponente ihren Platz hat. Dies kann etwa durch
- gestreamte Pressekonferenzen,
- Video-Rundgänge über den Stand oder auch
- 3D-Simulationen der Messedemos
umgesetzt werden. Aus PR-Sicht kommen noch virtuelle Standgespräche oder Interviewtermine hinzu, mit denen sichergestellt wird, dass Aussteller und Medien auch während einer Messe im Austausch stehen können.
Reiseplanung beachten
Die Corona-Krise zeigt sich bei vielen Menschen vor allem in der starken Einschränkung der Reisetätigkeit. Verschärfte Einreisebestimmungen machen den grenzübergreifenden Verkehr bereits bei privaten Reisen zu einer echten Herausforderung.
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Bei großen internationalen Messen spielt dies eine noch viel größere Rolle:
- Dürfen alle Stakeholder auch die Reise antreten?
- Was passiert, wenn sich Einreisebeschränkungen kurzfristig ändern sollten?
Um diesen Umständen vorzubeugen, planen wir Reisen mit größtmöglicher Flexibilität und bereits lange im Voraus. Das Stichwort dabei ist: Stornobedingungen. Flugtickets oder Hotels sollten gezielt nach weitreichenden Stornierungsmöglichkeiten ausgewählt werden. Oftmals lässt sich auch in individuellen Abstimmungen klären, ob eine kurzfristige Stornierung noch möglich ist oder welche Kosten zusätzlich kalkuliert werden müssen.
Mit Netz und doppeltem Boden
Besonders wichtig ist bei allen Veranstaltungen während der Corona-Krise die Sicherheit. Wir meinen damit nicht nur die Sicherheit vor Ort, sondern auch die Planungssicherheit.
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Unwägbarkeiten und spontane Planänderungen gehören zwar schon immer zu Großveranstaltungen. Die Unsicherheit, die allerdings durch kurzfristig geänderte Inzidenzzahlen oder Maßnahmen entstehen, erschweren einen Messeauftritt zusätzlich.
Hygienemaßnahmen
Dies beginnt bei der Planung von zusätzlichen Hygienemaßnahmen. Gesetzlich vorgeschriebene Abstände, Testkits oder Hygieneartikel sollten bereits zur Grundausstattung gehören. Wir empfehlen zudem, dass Aussteller individuelle Hygienemaßnahmen definieren, um Mitarbeiter*innen, Kunden und Besucher*innen bestmöglich zu schützen. Sind diese strenger als die gesetzlichen Maßnahmen, lässt sich damit auch auf Verschärfungen besser reagieren.
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Planungssicherheit
Sicherheit in der Messevorbereitung heißt aber auch Planungssicherheit. Vorschriften können sich dynamisch verändern, daher ist es wichtig, Events und Zusammenkünfte modular zu planen: Dies könnte etwa eine große Pressekonferenz in einer Messehalle vor Medienvertreter*innen bedeuten, aber auch nur Einzelgespräche mit ausgewählten Teilnehmer*innen im Freien. Ziel sollte es sein, die Planung so flexibel wie möglich zu gestalten, damit für (fast) alle Unwägbarkeiten vorgesorgt ist.
Unsere 10 Tipps für Messeauftritte in der Krise
- Frühzeitig abklären, in welchem Umfang die Messe stattfindet.
- Virtuelle Ergänzungen zum physischen Messestand planen.
- Kreative und individuelle Lösungen finden, wie das „Messefeeling“ auch online rüberkommen kann.
- Technische Lösungen für eure Online-Events auf Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit testen.
- Flugreisen mit größtmöglicher Flexibilität buchen; ggf. Tickets erst kurz vor der Veranstaltung kaufen (und die damit verbundenen höheren Kosten bereits anfangs einplanen)
- Hotels und Veranstaltungsorte mit flexiblen und kulanten Stornierungsbedingungen buchen. Alternative Locations im Blick behalten.
- Ein individuelles Hygienekonzept entwickeln und für genügend Hygieneprodukte sorgen.
- Bei begleitenden Events wie Presseabenden auf die Einhaltung von Hygienevorgaben achten und die Location entsprechend auswählen.
- Aktivitäten während der Messe mit großer Flexibilität planen. Modulare Event-Planung erleichtert bei Absagen oder Einschränkungen den Ablauf.
- Für virtuelle Teilnehmer*innen „Messeboxen“ im Vorfeld versenden, um auch von zuhause aus alle Informationen und Gadgets zu erhalten.
Unser Fazit: Egal, ob ihr reine Präsenz Messen oder virtuelle bzw. hybride Messen plant – das A&O ist es, bereits im Vorfeld für alle Eventualitäten gewappnet zu sein und immer mit doppeltem Boden zu arbeiten.
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