Während wir bereits beleuchtet haben, wie sich ein Online-Seminar als sinnvolles B2B Kommunikationsinstrument einsetzen lässt, gehen wir heute auf die wichtigsten Erfolgsfaktoren für Webinare ein. Vom passenden Content über die notwendige Software bis hin zu Organisation, Einladung und Nachbereitung – eine professionelle Planung ist das A&O, um Webinare in der B2B Kommunikation erfolgreich zu nutzen.
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Der Inhalt: Wohl durchdacht ist halb gewonnen
Der wichtigste Erfolgsfaktor eines Webinars ist attraktiver Content – auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten. Dies betrifft sowohl bereits die Einladung, als auch das Webinar selbst – bis hin zum Follow-up im Nachgang.
Auch wenn hinter deinem Webinar, sofern es nicht für Medienvertreter konzipiert wurde, ein gewisser Vertriebsgedanke steckt, sollte die Veranstaltung nicht zum Verkaufsforum mutieren. Im Vordergrund stehen vielmehr: informieren, Expertenwissen vermitteln und Relevanz für die angesprochene Zielgruppe bieten. Ein Webinar bringt nur den gewünschten Erfolg, wenn es gehaltvoll ist und den Bedürfnissen der Teilnehmer nachkommt. Falls du die Möglichkeit hast, Synergien zu nutzen und ein Thema als Webinar für potenzielle Kunden und auch für Medien auserkoren hast, sei darauf bedacht: Der Content kann nicht 1:1 repliziert werden, sondern sollte auf dein jeweiliges Publikum individuell zugeschnitten sein.
Die Plattform: Gratis oder bezahlt?
Ebenso zu den Erfolgsfaktoren für Webinare zählen die passenden technischen Voraussetzungen. Was die Anforderungen für die Teilnehmer anbelangt, können wir dich beruhigen. Hierfür sind nicht mehr als ein Rechner sowie eine Webcam und ein Headset von Nöten. Die technische Umsetzung deines Webinars selbst ist da schon komplexer. Du brauchst eine passende Plattform, die deine Anforderungen umfassend erfüllt, und zudem datenschutzkonform ist. Es gibt viele Anbieter mit unterschiedlichen Features – von Basic Gratis-Lösungen bis hin zur kostspieligeren Varianten.
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Gratis-Tools
Gratis-Tools eignen sich immer dann, wenn du nach einer spontanen und wenig aufwändigen Lösung suchst – zum Beispiel für eine einfache Präsentation mit anschließender Q&A Session. Heise online hat in einem sehr guten Überblick folgende Anbieter kostenloser Videokonferenz-Programme mit den jeweiligen Funktionen genauer unter die Lupe genommen:
- Blizz von TeamViewer
- Cisco Webex
- Discord
- Facebook Messenger
- Google Hangouts
- Jitsi Meet
- Microsoft Teams
- Skype
- Zoom
Bezahlversionen bzw. Upgrades der Gratis-Tools
Profitools bzw. Upgrades der kostenlosen Tools auf die Bezahlversionen lohnen sich immer dann, wenn ihr eure Webinare professionalisieren möchtet und zusätzliche Funktionen benötigt, wie etwa:
- Aufzeichnung und/oder Transkription des Webinars
- Zuweisen von Funktionen oder Rollen für die Benutzer
- Audio-Einwahl
- Größere Anzahl an Teilnehmern
- Längere Konferenzdauer und persönliche Konferenzräume
- Nutzung virtueller Whiteboards
- Integration von Live-Umfragen
- Bildschirmfreigabe
- Cloud-Speicher je Teilnehmer
- Einbindung in den Kalender etc.
So ermöglichen die meisten Anbieter, darunter Cisco Webex, Zoom oder auch Microsoft Teams, bezahlte Upgrades der kostenlosen Versionen mit erweiterter Funktionsvielfalt.
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Weitere Planung und Organisation
Neben der passenden technischen Umsetzung gilt es, auch alle weiteren Details gut zu planen – von der Einladung bis hin zum Follow-up. Hier einige nützliche Tipps:
Generelles
- Vorlauf: Plane genügend Vorlauf für die Organisation des Webinars ein – mit rund acht Wochen Planungsphase bist du auf der sicheren Seite.
- Landingpage: Erstelle eine Zielseite für dein Webinar, über die du auch Klicks, Downloads etc. tracken und damit messbar machen kannst.
- Materialien: Halte passendes Informationsmaterial bereit und stelle dieses, am besten zusammen mit der Webinar-Präsentation bzw. einer Aufzeichnung, für deine Teilnehmer bereit.
Einladung und Nachbereitung
- Einladung: Lade die Teilnehmer ca. zwei Wochen vorher ein. Je nach Thema und Zielgruppe kann auch der Versand eines „Save-the-Date“ im Vorfeld sinnvoll sein. Binde das Webinar in dein E-Mail-Marketing ein und integriere es in deine Webseite, relevante Mails, Newsletter, Blogbeiträge etc. Und vergiss nicht die Promo über deine Social-Media-Kanäle. Hier lohnt es sich, auch ein bisschen ‚Sponsored Post‘ Budget in die Hand zu nehmen für eine breitere Streuung bei deiner Zielgruppe.
- Teilnahmebestätigung: Entweder du schickst deinen Teilnehmern eine Bestätigung via Mail inklusive Zugangslink oder du leitest sie auf eine Zielseite. Letztere bietet dir zudem die Möglichkeit, Themenwünsche einzufordern oder bereits vor dem Seminar Fragen zu platzieren.
- Reminder: Kurz vor einem Webinar ist es durchaus Usus, den Teilnehmern eine kurze Terminerinnerung zu mailen. Praktisch kann auch der Versand eines Kalendereintrags inklusive der Einwahldaten sein.
- Follow-up: Nutze die neu gewonnenen Kontakte. Versorge sie im Nachgang des Webinars mit weiterführenden Informationen oder Materialien. Stelle den No-Shows eine Aufzeichnung zur Verfügung und überlege dir, wie du gewonnene Leads sinnvoll weiterbearbeitest.
Bereichere deine B2B Kommunikation!
Ein Webinar stellt ein effektives Instrument zur B2B Leadgenerierung und einen wertvollen Baustein in deiner 360 Grad Kommunikationsstrategie dar – unter der Voraussetzung, dass es von Anfang bis Ende durchdacht ist, sowohl inhaltlich und organisatorisch, als auch technisch.
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