Das aktuelle Coronavirus bringt enorme private wie auch berufliche Herausforderungen und Umstellungen mit sich. Der Arbeitsalltag spielt sich bei vielen Arbeitnehmern in den eigenen vier Wänden ab. Herausforderungen, aber auch neue Möglichkeiten und Prozesse, begleiten uns hierbei tagtäglich. Wir bei Flutlicht sind aktuell ebenfalls aus dem Homeoffice aktiv. Für uns ist das keine neue Situation, da viele unserer Kollegen die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten, schon seit Jahren gerne nutzen. Aus aktuellem Anlass beleuchten wir heute alle wichtigen Aspekte rund um die Arbeit als PR-Agentur im Homeoffice und zeigen auf, mit welchen Maßnahmen wir bereits positive Erfahrungen gemacht haben.
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Tipps und Tricks für die Arbeit im Homeoffice
1. Ein Hoch auf unsere IT!
Das A und O, um seine Belegschaft erfolgreich ins Homeoffice zu schicken, ist eine funktionierende IT-Infrastruktur. Dazu gehört eine ausreichende Anzahl an Notebooks. Aber das ist längst nicht alles. Jedes Gerät und jeder Mitarbeiter benötigt die erforderlichen Zugriffsberechtigungen, um abgesichert auf Unternehmensdaten via VPN zugreifen zu können. Und natürlich einen leistungsfähigen Internetanschluss. Zudem hilft eine Web-basierte Telefonie- und Kollaborationslösung, um ortsunabhängig mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben. All diese Faktoren, natürlich unter Einhaltung der seit zwei Jahren geltenden, strikten DSGVO-Rahmenbedingungen hierzu, waren bei uns schon vorhanden – dadurch konnten wir alle schnell ins Homeoffice wechseln. Wenn dein Unternehmen dabei noch Unterstützung benötigt, findest du hier noch weitere Tipps.
2. Bleibt in Kontakt mit Kollegen und Kunden!
Der kurze Plausch mit Kollegen an der Kaffeemaschine entfällt im Homeoffice ebenso wie das Face-to-Face-Meeting mit Kunden. Um trotzdem ein Wir-Gefühl zu erzeugen, ist es wichtig, miteinander in Kontakt zu bleiben. Chat Tools eignen sich dafür besonders gut. Deutlich häufiger als früher im Office, nutzen wir derzeit die Videofunktion von Microsoft Teams oder auch andere Videoconferencing Tools, damit wir die Kollegen und Kunden nicht nur hören, sondern auch sehen. Damit fühlen wir uns einfach ein bisschen näher und verbundener. (Extra Plus: Wer mag, kann private Einblicke in das persönliche Lebensumfeld gewähren. Wem das zu intim ist, hat die Möglichkeit bei Videokonferenzen, per Click den Hintergrund einfach unscharf zu stellen).
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Um unseren Austausch zu intensivieren, haben wir bei Flutlicht derzeit beispielsweise folgende Termine fest in unseren Kalender integriert:
- Morning Coffeebreak via Videocall: Bevor der Arbeitstag richtig startet, tauschen wir uns im Kundenteam via MS Teams aus. Kaffee kochen, Video-Call an, und schon kann es losgehen. Wie geht es den Kollegen heute? Was steht auf der Agenda? Und wo benötigt man vielleicht Unterstützung? All das sind Fragen, die sich schnell klären lassen und deren Beantwortung dem Teamverantwortlichen ein Gespür für die Stimmung im Team gibt.
- Virtuelles Agenturmeeting (News & Nutella 2.0): Diese Plattform gibt es bei uns sonst einmal im Monat Face-to-Face in der Agentur, um uns kundenübergreifend (bei Coffee & Nutella Croissants) auszutauschen. In der derzeitigen Situation realisieren wir dies ebenso virtuell – alle Flutlichter sehen sich so regelmäßig jede Woche via Videochat und werden zu allgemeinen Agentur-Themen und aktuellen Entwicklungen ins Boot geholt.
3. Schafft euch eine Struktur!
Wer über längere Zeit im Homeoffice arbeitet benötigt Struktur, um dauerhaft produktiv zu bleiben. Dazu gehört ein geplanter Tagesablauf inklusive Arbeits- und Pausenzeiten genauso wie ein guter Arbeitsplatz. Da viele nicht im Singlehaushalt leben, ist eine enge Abstimmung mit den Mitbewohnern bzw. Familienmitgliedern essenziell, damit alle den Alltag meistern können. Auf was es sonst noch ankommt, liest du hier.
4. Schnelles Feedback und klare Regeln!
Damit Projekt-/Kundenteams im Homeoffice produktiv zusammenarbeiten, benötigt es viel Disziplin von allen Seiten. Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeiten verbindlich einhalten. Zudem sollte die (Nicht-) Erreichbarkeit klar kommuniziert werden, damit es hier nicht zu Verunsicherungen bei Teamkollegen kommt. Als hilfreich erweist sich hier die konsequente Nutzung der Statusfunktionen innerhalb der einzelnen Tools. So ist für jeden gleich sichtbar, ob man verfügbar, abwesend oder beschäftigt ist. Auch das Thema zeitnahes Feedback ist wichtig. So wissen die Kollegen immer, wie der Status der einzelnen Projekte ist.
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5. Wir sitzen alle im gleichen Boot!
Vertrauen wird bei der Arbeit (nicht nur) aus dem Homeoffice großgeschrieben. Für viele Menschen ist es ungewohnt, nicht mehr live zu sehen, woran die Kollegen aktuell arbeiten. Die Angst, dass der Mitarbeiter auf der Couch faulenzt, hält sich mancherorts hartnäckig. Aber was zählt, sind doch Resultate. Und dabei wird schnell klar, dass einige Menschen in einer ruhigen Home-Umgebung und mit weniger Interaktionen sogar effektiver als im Büro arbeiten. Gleichzeitig sollte man sich bewusst machen, dass die aktuelle Situation für viele neu ist. Jeder, egal ob Mitarbeiter oder Unternehmenslenker, sollte Verständnis für sein Gegenüber aufbringen und gemeinsam nach flexiblen Lösungen suchen.
6. Lasst es menscheln!
Produktivität und Effizienz sind die Treiber unserer Zeit. Doch gerade jetzt, wo ohne persönlichen Kontakt Mimik und Gestik eines/r KollegIn nicht sichtbar sind, ist es besonders wichtig, den Fokus auf das Zwischenmenschliche zu legen. Erzählt euch auch mal was Privates – unabhängig vom Job. Das stärkt den Zusammenhalt, beugt Konflikten vor und sorgt langfristig für eine gute Stimmung und die nötige Flexibilität, um sich auf die neue Situation einzustellen.
7. Bleibt physisch und mental fit!
Als PR Agentur im Homeoffice vermissen wir Flutlichter zudem, nicht mehr mit den Kollegen gemeinsam Sport treiben zu können oder in den Genuss einer Massage zu kommen. Aber Sportverzicht, weil Fitnessstudio, Boulderhalle und Vereine dicht sind? No way! Haltet euch trotzdem fit und nutzt eines der vielfältigen Online-Kursangebote, macht Yoga oder lauft in der Mittagspause eine Runde durch den Park. So bleibt ihr fit und fangt euch nicht den Corona-Blues.
Und natürlich gilt für uns alle: Auch wenn uns die Arbeit als PR-Agentur im Homeoffice relativ leicht fällt, freuen wir uns schon jetzt drauf, bald wieder im Büro vereint zu sein!
Habt ihr noch wertvolle Tipps für den Büroalltag @home? Wir freuen uns auf weitere Anregungen. Kommt alle gesund durch diese unruhigen Tage!
