Leitfaden: TV-Drehs und Radiotermine auf Messen professionell begleiten.

Im Rahmen unserer Beitragsserie rund um B2B Messe-PR hier auf Leuchtschrift geht es heute um die speziellen Anforderungen, die TV-Drehs und Hörfunktermine mit sich bringen. Gerade in B2B-Kommunikation, die häufig von hoch komplexen und erklärungsbedürftigen Sachverhalten Produkten bzw. Lösungen geprägt ist, gelten besondere Regeln.

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TV- und Radio-Sender brauchen Bilder!

Regel Nummer eins für TV- oder Radio-Termine zu B2B Themen: Bilder, Bilder, Bilder! Beim Fernsehen mag das nicht überraschen, denn aussagekräftige (Bewegt-) Bilder zu Stories, Produkten oder Anwendungen sind genau das, wovon TV-Sendungen leben. Wie auch immer der Beitrag im Detail gestaltet ist – der Zuschauer kann sich anhand audiovisueller Eindrücke relativ schnell ein umfassendes Bild vom jeweiligen Inhalt verschaffen.

Beim Hörfunk verhält es sich anders. Das Publikum sieht nichts, es kann nur zuhören. Im Vergleich zu TV-Beiträgen erweist es sich hier als deutlich schwieriger, der Zielgruppe – rein über das Medium Audio – komplexe B2B Themen schmackhaft zu machen. Die Lösung ist auch hier: Bilder – im übertragenen Sinne. Um bei der Hörerschaft Interesse zu generieren, ist neben relevantem Content eine erklärende sowie vor allem bildhafte Sprache Grundvoraussetzung.

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Ob TV oder Radio:

Vergiss trockene Texte oder Messeeinladungen, die in die fachliche Tiefe gehen!
Konzentriere Dich stattdessen auf Highlights, die gut zu erklären, zusammenzufassen und zu visualisieren sind! Zusätzlich sollte Dein ausgewähltes Highlight die zentrale Key Message und Story, die Du vorab für die Messe definiert hast, illustrieren.

Messe-PR: So lädst Du TV-/Radio-Sender richtig ein

Grundsätzlich benötigst Du für die professionelle Einladung der TV- und Radio-Stationen…

… relevante Inhalte, die neugierig machen und Interesse wecken.
… einen gut gepflegten, aktuellen TV-/Radio-Verteiler. Achtung – DSGVO! Was Du Datenschutz-technisch bzgl. personenbezogener Daten beachten solltest, kannst Du hier nachlesen.
… gewachsene persönliche Kontakte.

Einladung

Die Einladung solltest Du zielgruppenspezifisch umsetzen:

Medieneinladung: Bei Deiner generellen Messeeinladung integrierst Du die Radiokontakte in den Verteiler.
Termin-Pitch: Zusätzlich trittst Du (gemäß den individuellen Vorlieben der Medienvertreter) mit Deinen Key-Kontakten unter den TV- und Radio-Redakteuren persönlich via Telefon oder Mail in Kontakt, um ein Interview zu vereinbaren.
TV Newsletter: Den interessierten Fernsehsendern bzw. -formaten schickst Du einen TV Newsletter.

TV Newsletter – Details

Inhalt: Infos zu Unternehmen, Stand, (TV-geeignete) Messe-Highlights in knackigen Stichpunkten und mit jeweils einem Foto.
Plus: Kontakt des PR-Verantwortlichen vor Ort inkl. Handynummer sowie Zeiten, zu denen gefilmt werden kann.
Versand des Newsletters. ca. 1 Woche vor Messebeginn per E-Mail.
Umfang: max. 1 Seite.

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Um zusätzliche Aufmerksamkeit zu generieren, lassen sich Highlights Deines B2B Unternehmens häufig auch über die Messe selbst promoten. Erkundige Dich beim Veranstalter.

Organisatorisches: Vor der Messe

Für gelungene TV- und Radio-Termine im Rahmen Deiner Messe-PR solltest Du zudem im Vorfeld diese Fragen klären:

Bei TV-Drehs

Welcher Sprecher ist für die Kamera geeignet und darf vor die Kamera treten? Ist ein Kameratraining vor der Messe erforderlich?
Kannst Du den Standbau im Vorfeld so beeinflussen, dass ein optisch ansprechender Bereich eingeplant wird, der Kamerateams als Eyecatcher dienen kann?
Welche Produkte/Anwendungen/Demos sind optisch besonders ansprechend und damit für Fernsehsender prädestiniert?

Bei Radio-Terminen

Welcher Sprecher kann sich besonders gut bildlich ausdrücken?
Wo ist ein ruhiger Bereich auf dem Stand, in dem sich ungestört Radiointerviews führen lassen?
Welche Themen eignen sich für Hörfunkinterviews?

Tipp: In der Regel kommen TV-Sender auf Messen spontan am Messestand vorbei – häufig auch bereits vor offiziellem Messebeginn am Vortag bzw. an den Pressetagen. Deshalb ist es von Vorteil, wenn der Stand, oder zumindest ein Teil davon, bereits vorher vorzeigbar ist und ein PR Ansprechpartner sowie ein Sprecher zur Verfügung stehen.

Damit ist die Messevorbereitung in puncto TV-/Radio-Termine abgeschlossen. Wie Du die Herausforderungen eines TV- oder Radio-Termins vor Ort perfekt meisterst und was es dabei zu berücksichtigen gilt, erfährst Du im Folgenden.

TV-Drehs am Messestand

TV-Teams melden sich nicht immer am Counter an. Manchmal schauen sie sich auch schon einmal alleine um. In diesem Fall ist es das Beste, Du sprichst die TV-Crew direkt am Stand an. Briefe den Empfang so, dass jemand einen Blick auf TV-Teams richtet und ggf. sofort einem PR-Verantwortlichen Bescheid gibt.
Du klärst mit dem TV-Team, was gefilmt und welche Fragen beantwortet werden sollen.
Denke dabei daran: Nicht alle Moderatoren und Redakteure sind umfassend firm mit Deinen häufig sehr spezialisierten B2B-Themen. Finde heraus, wo der Informationsbedarf liegt und sorge dafür, dass sowohl Redakteur als auch Moderator ihren Anforderungen entsprechend mit Details versorgt werden.
Erfrage den Sender, das Format, die Beitragslänge und die Kontaktdaten des Redakteurs (Visitenkarte!).
Mache, bei Bedarf, Vorschläge für eine gute Drehkulisse – am besten mit Branding im Hintergrund.
Kläre, ob ein Sprecher für O-Töne benötigt wird oder ob „nur“ jemand gebraucht wird, der den Moderator brieft. Dementsprechend organisierst Du den Sprecher.
Gehe gemeinsam mit dem Redakteur/Moderator und dem Sprecher/Demo-Verantwortlichen den Dreh/Ablauf durch.
Bei Demos bietet es sich an, je nachdem, wie bildstark sie sind, diese dem Redakteur im Vorfeld zu zeigen, damit er beurteilen kann, ob sie vor die Kamera passen. Auch hier: B2B-Demos sind häufig knifflig und nicht selbsterklärend. Daher: Achte darauf, dass mit einfachen Worten erklärt wird, worum es geht.
Greife dem Sprecher evtl. mit Stichpunkten zu den Fragen unter die Arme.
Achte im Idealfall auch auf die Optik des Sprechers (Krawatten gerade, Ausschnitt, Jackett geschlossen etc…)
Falls ein Sprecher etwas Wesentliches vergessen hat zu erwähnen, thematisiere dies und frage, ob das Ganze wiederholt werden könnte. In der Regel spricht hier seitens der TV-Crew nichts dagegen, sofern es kein Live-Dreh ist.
Frage nach geplanten Sendeterminen und gib sie ggf. gleich an den Monitoring-Dienst weiter.

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Hörfunktermine vor Ort

Im Grunde gelten für Hörfunktermine dieselben Regeln wie für TV-Drehs, außer dass die Optik – sowohl die des Sprechers als auch die der Kulisse – eine untergeordnete Rolle spielt.

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Worauf Du darüber hinaus Wert legen solltest:

Hörfunk Interviews finden am besten in einem ruhigen Meetingraum statt.
Briefe den Sprecher im Vorfeld: Neben einer bildlichen Sprache kommt es auf diese Punkte an:
1. Kurze, prägnante Sätze.
2. Fachchinesisch vermeiden.
3. Lebendig formulieren – gerne Vergleiche und Anekdoten verwenden.
4. Langsam sprechen.

Mit unseren Beiträgen rund um Messe PR solltest Du jetzt für Deinen nächsten Messeeinsatz fit sein. Doch was, wenn doch einmal etwas schief geht? Dies erfährst Du in einem unserer nächsten Leuchtschrift Beiträge.

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