B2B Messe-PR: Checkliste zur Begleitung von Mediengesprächen

Für viele B2B-Unternehmen beginnt jetzt die heiße Messephase. Die Embedded World (26.-28. Februar 2019, Nürnberg) ist noch in vollem Gange. Und die HMI (1.-5. April 2019) in Hannover sowie die Bauma in München stehen bereits vor der Tür. Messen bedeuten für alle Beteiligten im Unternehmen einschließlich der Kommunikationsverantwortlichen: Stress pur. Wir helfen Dir mit nützlichen Praxistipps rund um B2B Messe-PR, den kommunikativen Auftritt Deines B2B-Unternehmens perfekt zu organisieren. Heute geht es darum, was Du als PR-Verantwortlicher bei der Planung und Begleitung Deiner Mediengespräche beachten solltest.

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B2B Messe-PR: der passende Sprecher für jedes Thema

Auf B2B-Messen tummeln sich – neben wichtigen Kunden und potenziell neu zu generierenden Leads – in erster Linie Vertreter von Fach- oder Branchenmedien. Auch Tagesmedien wie die Süddeutsche, lokale Medien oder Nachrichtenagenturen statten den größeren B2B-Messen einen Besuch ab. Unterschiedliche Medien haben unterschiedliche Anforderungen an ihren Gesprächspartner. Daher wollen die Sprecher, die Dein B2B-Unternehmen vor Ort repräsentieren, wohl ausgewählt sein.

Fachchinesisch ist tabu!

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B2B-Themen so zu vermitteln, dass sie nicht nur Fachjournalisten verstehen, die tief in der Materie stecken, sondern auch interessierte Medienvertreter etwa von Tageszeitungen, Wirtschaftsmedien oder TV-Sendern, ist ein zentraler Faktor. Achte deshalb auf die richtige Sprecherauswahl:

• Für technisch orientierte Medien kann es ruhig etwas spezifischer werden – hier sind Produktexperten Deines B2B-Unternehmens gefragt.
• Für Tagesmedien oder Nachrichtenagenturen hältst Du am besten jemanden bereit, der übergeordnetes Markt-Know-how besitzt und auch etwas zur Unternehmensstrategie sagen kann.
• So oder so ist Fachchinesisch in Interviews unangebracht. Achte darauf, dass Deine Sprecher auch komplexe Sachverhalte, ihrer Zielgruppe entsprechend, verständlich erklären können.

Terminvereinbarung und Vorbereitung

Stehen die Sprecher und deren Verfügbarkeiten schließlich fest, kannst Du mit der Terminvereinbarung beginnen. Um den Medienvertretern einen perfekten Service rund um ihren Interviewtermin zu bieten, gilt es, folgende Punkte zu beachten:

• Bereite Dich auf den Interviewpitch vor und besprich mit dem Medienvertreter Themen, die relevant für ihn sind.
• Hole bei der Gesprächsvereinbarung zugleich Fragen beim Medienvertreter ein.
• Frage Mobilnummern des Journalisten an, falls sich vor Ort spontane Änderungen ergeben sollten.
• Sende Interviewbestätigung an den Journalisten, wahlweise mit Outlook Termin, falls gewünscht. Die Bestätigung sollte beinhalten: Zeit, Ort, Sprecher, PR-Verantwortlicher, Kontaktnummer vor Ort, Thema.

Auf der Messe: Alles Wissenswerte rund um Deine Interviews

Meetingräume und Empfang

• Stelle sicher, dass die Meetingräume für die Pressegespräche verfügbar sind.
• Organisiere Tische im Lounge-Bereich des Messestands, falls z.B. für spontane Gespräche kein Raum frei sein sollte. Hierfür empfehlen wir, vorproduzierte „Presse“-Schilder mitzunehmen.
• Hinterlege Visitenkarten am Empfang, damit das Team am Counter dem Medienvertreter eine Karte mitgeben kann, falls gerade kein PR-Verantwortlicher verfügbar ist.

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Pflichttermin: Check vor Ort

• Wo befindet sich was? Business-Center? Pressebereich? Produkte?
• Welche Demos sind wo am Stand zu finden? Gerade im B2B Bereich sind die Demos oft nicht selbsterklärend. Mach‘ Dich mit ihnen vertraut und verinnerliche, zu welchen Themen welche Demos bereitstehen.
• Wer sind die Demo-Verantwortlichen? Kläre, wer von ihnen gegebenenfalls in Pressegesprächen unterstützen darf. Wichtig: In der Regel dürfen nur ausgewählte Unternehmensvertreter mit der Presse sprechen – hierzu gehören die Demo-Crews normalerweise nicht. Häufig ist es ihnen aber dennoch erlaubt, in Begleitung des PR-Handlers, dem Journalisten die jeweilige Demo zu erklären. Dies muss der PR-Handler im Vorfeld klären. Oft kann die Unterstützung durch den Demo-„Owner“ sehr hilfreich sein, da er umfassende technische Expertise hat.
• Welche Standbereiche bieten sich für Foto-Opportunities und Filmkulissen an? Bei B2B Produkten wie etwa Spezialmaschinen, Serverschränken oder Roboterarmen ist es mitunter nicht ganz leicht, den passenden Rahmen zu finden. Wichtig ist auch, dass Branding im Hintergrund zu sehen ist.

Letzter Check mit den Sprechern

• Stelle sicher, dass die Sprecher jederzeit über ihren aktuellen Terminplan verfügen; teile kurzfristige Terminänderungen umgehend mit.
• Jeder Sprecher sollte schriftlich oder mündlich ein Briefing für jedes Pressegespräch erhalten (Journalist, Medium, Themen, letzte Artikel).
• Informiere die Sprecher über die Inhalte des Press Kits. Falls das Pressematerial auf USB-Sticks bereitsteht: Stecke ein paar Sticks in die Tasche.
• Kläre, welche Sprecher vor die Kamera dürfen.
• Checke, ob der Sprecher eine Präsentation im Gepäck hat oder lieber „frei“ spricht.
• Hat der Sprecher Demomaterial zur Hand, das gezeigt und gegebenenfalls fotografiert werden kann?
• Bitte den Sprecher, entweder rechtzeitig in seinem Meetingraum zu sein oder vor seinen geplanten Gesprächen an den Counter zu kommen, damit er bei Ankunft des Journalisten gleich parat steht und nicht erst gesucht werden muss.

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Gespräche auf dem Messestand

• Checke morgens und auch zwischendurch, ob die Meetingräume ausreichend mit Blöcken und Stiften ausgestattet sind.
• Weise das Servicepersonal darauf hin, dass es die Gäste im Meetingraum immer mit Getränken versorgt.
• Agiere vorausschauend und habe stets die kommenden Termine im Kopf.
• Hole den Journalisten am Counter ab, begrüße und begleite ihn und stelle ihn dem Sprecher vor. Danach stellst Du den Sprecher dem Journalisten vor (falls nötig).
• Übergib dem Journalisten gleich den Stick mit dem Pressematerial.
• Frage den Medienvertreter nach seinem Zeitfenster und bereite ihn evtl. schon auf einen harten Cut vor, sollte der Sprecher überpünktlich gehen müssen oder keinesfalls überziehen können.
• Höre jederzeit aufmerksam zu und verfalle nie in den „Sleep Modus“. Achte darauf, dass sich Interviewer und Interviewter verstehen (Sprachbarrieren!), Fragen beantwortet werden und keine Missverständnisse entstehen. Halte Blickkontakt mit dem Sprecher und sei sensibel für hilfesuchende Blicke. Gegebenenfalls heißt es: unterstützen oder eingreifen.
• Organisiere Demomaterial oder Anschauungsobjekte bei Bedarf – es ist in der Regel kein Problem, das Gespräch kurz zu verlassen.
• Mach‘ Dir Notizen: Notiere offene Fragen und liefere zeitnah Antworten.
• Achte auf das Timing – weise rechtzeitig auf die nahende Time Out hin und brich das Gespräch gegebenenfalls ab.
• Sollte sich ein Gespräch unvermeidbar um ein paar Minuten verlängern, gib am Counter Bescheid bzw. informiere den nächsten Besucher.
• Biete evtl. einen „Proof“ heikler Themen an; bei Zitaten kannst Du um Zusendung zur Freigabe bitten.
• Vergewissere Dich am Ende, ob alle Fragen geklärt sind und ob Du alle nötigen Kontaktdaten und Deadlines.
• Begleite den Medienvertreter zurück zum Counter und führe – falls Zeit dafür – im Anschluss einen kurzen Gesprächsreview mit dem Sprecher durch.
• Trage ungeplante Interviews sofort in den Meetingkalender.

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Gespräche außerhalb des Messestands

• Informiere Dich rechtzeitig, wo genau das Gespräch stattfindet und checke im Vorfeld, wie lange der Weg dorthin dauert.
• Plane Walking Times ein und starte rechtzeitig.

Und wenn ein TV-Sender kommt und drehen möchte? Oder eine Radiostation hätte gerne einen O-Ton? Darauf gehen wir im nächsten Leuchtschrift Post zum Thema B2B Messe-PR ein.

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