Auch in Zeiten von integrierter 360° Kommunikation, Content Marketing und Native Advertising sind Media Relations ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Kommunikation. Auf unserem Leuchtschrift-Blog widmen wir uns in einer Reihe von Beiträgen den Basics der klassischen Medienarbeit für PR-Newbies. Heute geht es um das Thema Presseverteiler – nach wie vor Herzstück und Grundlage der Medienansprache. Was genau ist ein Presseverteiler? Was macht einen guten Verteiler aus? Woher bekomme ich die nötigen Kontaktdaten? Antworten auf diese Fragen findest Du in unserem heutigen Leuchtschrift Beitrag.
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Presseverteiler – was ist das?
Kurz gesagt, handelt es sich bei einem Presseverteiler um eine autorisierte Datensammlung von Ansprechpartnern verschiedener Medien, für die Deine Informationen beziehungsweise Pressemitteilungen Relevanz haben. Ein Verteiler kann hierfür zum Beispiel Kontakte aus Tages- und Wochenzeitungen, Wirtschaftsmedien, Nachrichtenagenturen, Technikmedien, Publikumszeitschriften oder Online-Portalen enthalten. Wichtig ist, dass Dein Presseverteiler für jeden Kontakt die relevantesten Daten beinhaltet, um ihn mit den richtigen Meldungen zu versorgen. Dies sind folgende Angaben:
- Name des Redakteurs
- Name der Redaktion und des Verlags
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Ressorts / Themengebiete
Einen guten Überblick zu Kategorien, die man zur Aufnahme in einen Presseverteiler abfragen kann, findest Du auch in unserem Flutlicht Presseverteiler Fragebogen.
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Mit individueller Medienansprache zum Erfolg
Nachdem nun geklärt ist, was ein Presseverteiler überhaupt ist, widmen wir uns der nächsten Frage: Was macht einen guten Presseverteiler aus? Wichtigstes Qualitätskriterium ist hier die richtige Auswahl – denn vor jedem Versand einer Pressemitteilung sollte der jeweilige Verteiler passgenau und individuell auf das Thema der Meldung abgestimmt werden. An dieser Stelle kommt wie so oft das altbewährte Motto ‚Qualität statt Quantität‘ zum Tragen. Ein guter Presseverteiler glänzt nicht durch möglichst viele Kontakte – viel wichtiger ist, dass Du diejenigen erreichst, denen Du mit Deiner Meldung einen tatsächlichen Mehrwert bieten kannst. Ein gut durchdachter Presseverteiler bietet also gleich zwei Vorteile:
- Die richtige Auswahl der Empfänger erhöht die Chance, mit Deinen Inhalten wahrgenommen zu werden.
- Du vermeidest damit, dass Deine Pressemitteilung als unnötiger Spam bei den ‚falschen‘ Journalisten im Postfach landet.
Um mit Deinem Presseverteiler die richtigen Personen zu erreichen, solltest Du Dich zu allererst mit der Medienlandschaft beschäftigen und mit Hilfe einer ersten Recherche folgende Fragen beantworten:
- Welche Medien gibt es, die sich mit meinen Themen beschäftigen?
- Wie ist die jeweilige Redaktion aufgebaut – welche Ressorts beziehungsweise Themenschwerpunkte gibt es?
- Welcher Redakteur ist für mein Thema zuständig und interessiert sich für meine Inhalte?
Im Idealfall kennst Du die Medienlandschaft und die relevanten Redaktionen so gut, dass Du über die persönlichen Kontaktdaten konkreter Ansprechpartner verfügst und sie somit individuell mit Pressemitteilungen versorgen kannst. Ansonsten ist oft die jeweilige Redaktionsemailadresse eine alternative Möglichkeit, Deine Meldung „an den Mann“ zu bringen. Außerdem solltest du immer daran denken: Bei der Erstellung eines Verteilers und dem Versand einer Pressemitteilung gilt es stets, die aktuellen und vor allem die ab Ende Mai 2018 wirksamen neuen DSGVO Datenschutzrichtlinien einzuhalten. Dies reicht von der rechtskonformen, autorisierten Datenerhebung aller Verteiler-Interessenten, gemäß Double Opt-in/Opt-out Richtlinien, über die Gewährleistung des allgemeinen Auskunftsrecht zu den von ihnen gespeicherten Daten bis hin zu permanenten Löschoptionen von Verteilerkandidaten.
Kaufen oder selbst erstellen?
Ein selbst erstellter Verteiler, gewachsen aus einer guten Kenntnis der Medien und einem stetigen persönlichen Kontakt mit den Journalisten, ist der Optimalfall und nicht mit gekauften Verteilern vergleichbar.
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Allerdings handelt es sich hierbei um einen langfristigen Entstehungsprozess und keine kurzfristige Lösung. Brauchst Du einen Presseverteiler zu einem Thema, zu dem du die passenden Medien und Ansprechpartner noch nicht gut genug kennst oder bist Du auf der Suche nach einem Grundstock passender Kontakte, bietet es sich an, einen Verteiler zu kaufen. Für diesen Zweck gibt es verschiedene Anbieter mit großen Datenbanken für Journalisten- und Medienkontakte, etwa Zimpel, Cision oder Meltwater. Hier kannst Du die gewünschte Zielgruppe herausfiltern und daraus Deinen persönlichen Verteiler erstellen. Die Kosten zur Nutzung eines solchen Tools werden meist individuell ermittelt – zur groben Orientierung lässt sich das Abomodell von Zimpel heranziehen: Hier kostet der Zugriff auf die Datenbank monatlich zwischen 300 und 400 Euro, plus eine einmalige Lizenzgebühr. Eine solche PR-Software kann die Arbeit ohne Frage erleichtern, einer guten Kenntnis der Medienlandschaft sowie einem engen Kontakt zu den Medien kann ein solches Tool allerdings trotzdem nicht das Wasser reichen.
Fazit und Empfehlungen
Individuelle Presseverteiler und eine gezielte Medienansprache sind ein zentraler und unverzichtbarer Teil der PR-Arbeit. Um einen guten Verteiler zu erstellen, solltest Du Dich intensiv mit der Medienlandschaft auseinandersetzen, die passenden Medien für Deine Themen selektieren und Dich in die Redakteure und ihre Interessen hineinversetzen. Vergiss dabei nicht, dass ein Presseverteiler kein einmaliges Projekt ist. Ein einsatzfähiger Verteiler muss stetig gepflegt, ergänzt und überarbeitet werden – etwa für den Fall, dass ein Medienvertreter seinen Schwerpunkt wechselt, sich seine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ändert oder sich die Zuständigkeiten innerhalb der Redaktion verschieben.
Grundsätzlich gilt für sämtliche Maßnahmen im 360 Grad Kommunikationsmix: Die maßgeschneiderte Ansprache Deiner Zielgruppe mit relevantem Content ist das A&O – unabhängig davon, ob es um den indirekten Kontakt via Medien geht oder um die direkte Zielgruppenansprache.
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