Checkliste PK-Rehearsal

Heute geben wir Euch eine Checkliste an die Hand, was Ihr bei einem PK-Rehearsal, der Generalprobe mit den Sprechern, beachten solltet. Hier kommt es auf eine perfekte Organisation und darauf an, dass der PR Mann oder die PR Frau, die das Rehearsal begleitet, professionell agiert. Viel Spaß beim Lesen!

Wozu dient das PK-Rehearsal?

Im PK-Rehearsal wird die vor Zielpublikum geplante Präsentation unter Berücksichtigung aller erwarteten Rahmenbedingungen im Vorfeld durchgespielt und bei Bedarf justiert und optimiert. So lässt sich sicherstellen, dass inhaltlich alles sitzt und die Technik funktioniert. Grundsätzlich müssen bis zum Rehearsal bereits Inhalte, Folien, Demos und die Bühne final stehen. Während des Rehearsals passiert nur noch Finetuning, wie zum Beispiel vereinzelte Passagen zu perfektionieren, Demos an einer besseren Stelle zu platzieren oder eine Folie anzupassen.

Wann findet das PK-Rehearsal statt?

Das Rehearsal sollte zeitlich so stattfinden, dass noch ein bisschen Luft bis zur Veranstaltung ist. So bleibt einerseits noch etwas Zeit, um Anpassungen vorzunehmen. Andererseits hat der Sprecher so noch die Möglichkeit, vor der Präsentation in sich zu gehen und sich zu fokussieren.

• Im besten Fall findet das Rehearsal am Vortag bzw. Vorabend der Veranstaltung statt.
• Zu beachten: Häufig, gerade bei Sprechern aus dem höheren Management, sind auch mehrere Rehearsals angesetzt.
• Es ist unbedingt notwendig, beim Festsetzen des Timings realistische Zeiten anzugeben. Nichts ist ärgerlicher, als das Rehearsal kann nicht zum angesetzten Zeitpunkt stattfinden.

Wo findet Generalprobe statt und wer ist dabei?

Das Rehearsal findet immer genau dort statt, wo auch die Veranstaltung von statten geht, sodass der Sprecher den Originalbedingungen gegenübersteht.

• Es gilt dafür zu sorgen, dass bis zum Beginn des ersten Rehearsals die Technik steht und die Bühne fertig ist. Der komplett Raum muss bis dahin „ready to go“ sein.
• Es darf nicht passieren, dass der Sprecher beim Rehearsal zwischen Kartons steigen muss oder nebenbei Stühle aufgestellt werden.
• Es dürfen nur Leute mit im Raum sein, die in das Rehearsal involviert sind.
• Der Sprecher muss zu Beginn des Rehearsals mit dem Mikro verkabelt sein.

Wer leitet das PK-Rehearsal?

Es muss immer eine Person geben, die das Rehearsal verantwortet und leitet. Grundsätzlich sollten diese Punkte beachtet werden:

• Frühzeitig klären, wer das Rehearsal leitet
• Bei internationalen Sprechern führt in der Regel ein Vertreter der dazugehörigen Crew durch die Generalprobe.
• Bei deutschen Sprechern ist es jemand aus dem deutschen PR-Team. Dies kann der Pressesprecher sein oder ein Agenturvertreter.
• Wichtig: Wer durch das Rehearsal führt, muss ein sehr erfahrener (PR) Mann bzw. eine sehr erfahrene (PR) Frau sein. Für Neulinge ist diese Aufgabe nicht geeignet.
• Habt Ihr einen internationalen Sprecher auf einer deutschen Veranstaltung, so sollte zusätzlich jemand aus dem deutschen PR-Team mit dabei sein. Derjenige muss die behandelten Themen aus deutscher Sicht vertreten und dem Sprecher ggf. Hinweise auf Besonderheiten des deutschen Markts oder der deutschen Medien geben.

Aufgaben des Pressesprechers

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen und vor allem zielführenden Rehearsal ist dessen perfekte Organisation. Dies sind die Aufgaben des Pressesprechers bzw. desjenigen, der durch die Generalprobe führt, und der für den professionellen Verlauf des Rehearsals verantwortlich ist:

• Der deutsche Pressesprecher ist in der Regel der Gastgeber und sowohl für die Fakten, als auch für den „Wohlfühlfaktor“ der Gäste zuständig. Er sorgt dafür, dass es allen gut geht sowie Getränke und eventuell Snacks vorhanden sind.
• Er leitet das Rehearsal mit einem kurzen Smalltalk und im Anschluss mit den wichtigsten Fakten zum Event ein.
• Diese Fakten sind: Vorstellung der anwesenden Personen und ggf. auch der Agentur als Anlaufpunkt für sämtliche Fragen, Ablauf der Veranstaltung, Uhrzeiten, wann ist was geplant, wann kommen die Medienvertreter, wie viele Medienvertreter werden erwartet, wann wird die Tür für die Medienvertreter geöffnet (meistens ca. 10-15 Minuten vor Event-Beginn), was gibt es an Catering und wann, Infos zum Mediakit und Wifi-Zugang, Infos zu Q&A und zu möglichen Interviews.
• Er übergibt das Wort an den Sprecher, der nun seine Präsentation im Probedurchlauf hält.
• Dabei hört der Pressesprecher zu, greift ein, falls inhaltlich etwas nicht passt oder er sonstige Änderungsvorschläge hat.
• Er sorgt dafür, dass die Technik funktioniert und der Techniker parat steht.
• Er sorgt für Ruhe und Konzentration.
• Besonders wichtig ist, dass der Pressesprecher im Anschluss an die Präsentation mögliche Fragen der Medienvertreter vorwegnimmt und thematisiert. Bestenfalls können direkt beim Rehearsal gemeinsam mit dem Sprecher die Antworten besprochen werden.

Nun seid Ihr für ein perfektes Rehearsal gewappnet. Zusammen mit unseren Leuchtschrift Posts über die Organisation einer PK, über die gelungene Moderation einer PK sowie zu Tipps für eine perfekte Präsentation schließen wir heute unsere Post-Reihe rund das Thema Pressekonferenz.

Falls Ihr noch Anregungen oder Kommentare habt, freuen wir uns über Euer Feedback direkt hier unter dem Post.

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