Mit der wichtigste Erfolgsfaktor für eine Pressekonferenz ist eine gelungene Präsentation. Wird die Präsentation in der Regel vom Sprecher selbst oder dessen Team erstellt, so ist dennoch häufig auch die PR Abteilung in die Vorbereitungen involviert. Ein paar Tipps dazu, was es für eine Präsentation auf einer Pressekonferenz zu beachten gilt, geben wir Euch in unserem heutigen Leuchtschrift Blogpost.
Drei Punkte stehen hier im Vordergrund:
- Content
- Präsentationstechnik
- Folien für die Medienvertreter
Auf den Inhalt kommt es an
Der Schlüssel zum Erfolg einer Präsentation sind, neben einer sympathischen und spannenden Art zu präsentieren, insbesondere die Folien selbst. Hier gehen die Meinungen häufig auseinander. Asiaten mögen es oft bunt und üppig, frei nach dem Motto „viel hilft viel“. Andere lieben Text, die dritten haben eine Vorliebe für Bilder und Grafiken. Wie auch immer, worauf der PR Mann/die PR Frau allerdings rechtzeitig Einfluss nehmen sollte, ist der Inhalt. Gerade bei internationalen Präsentationen ist es essenziell, dass der enthaltene Content auf den jeweiligen Markt, in unserem Fall der deutschsprachige bzw. DACH-Markt, zugeschnitten ist. Daher gelten folgende goldene Regeln bei der Vorbereitung des Contents in Zusammenarbeit mit dem Team, das die Folien erstellt:
- Die PR Abteilung sollte vor der Veranstaltung in regelmäßigen Abständen die jeweils aktuelle Version der PPT erhalten und, wenn etwas aus ihrer Sicht auffällig ist, die Meinung äußern sowie alternative Vorschläge machen.
- Die PPT ist auch immer Bestandteil der Pre-Event Calls. Hier besteht regelmäßig die Möglichkeit einzugreifen, wenn es aus PR-Sicht notwendig ist.
- Im Idealfall erhält der deutsche PR Manager auch die pre-finalen Versionen der PPT regelmäßig zugeschickt. Er kann damit ganz besonders die Interessen der nationalen Medien im Auge haben. In der Regel ist die Mehrheit der Medienvertreter aus Deutschland, wenn der deutsche Pressesprecher der Gastgeber ist.
- Wichtig in der Vorbereitung: Dranbleiben, nachhaken und nicht klein beigeben. So lassen sich mögliche Unstimmigkeiten im Vorfeld vermeiden, und der Stress vor Ort ist nicht so groß.
Technik für die Präsentation auf einer Pressekonferenz
Neben dem Inhalt ist es zudem unablässig, im Vorfeld der Pressekonferenz die Präsentationstechnik abzusprechen und zu organisieren. Ist der Inhalt Top, aber die Technik hakt, es fehlt das passende Kabel oder der Livestream funktioniert nicht, ist das schnell der Killer einer Veranstaltung. Daher raten wir , Folgendes rechtzeitig abzuklären:
- Die Technik für die Präsentation muss mit folgenden Parteien abgestimmt werden: Sprecher, vorbereitendes Team, Location, Techniker.
- Benötigt werden normalerweise immer eine Leinwand mit Beamer oder ein großformatiger Flatscreen. Ebenso empfehlen wir, auch wenn es nur 15-20 Teilnehmer sind, Audio/Mikro parat zu haben. Bei großen PKs ist dies natürlich Pflicht: für den Sprecher wie auch für die Q&A. Bei kleineren Events kann es sein, dass die Akustik schlecht ist oder der Sprecher eine leise Stimme hat. In diesem Fall kann eine Audioanlage mit Mikros trotzdem sehr hilfreich sein. Auch ein Klicker gehört zur Standardausrüstung.
- Speakernotes sind ebenso, besonders bei großen PKs und internationalen bzw. hochkarätigen Sprechern, wichtig. Hierfür müssen entsprechende Monitore organisiert werden. Die Details dazu solltet Ihr mit dem Präsentationsteam festlegen.
- Spezielle Anforderungen sollten ebenso im Vorfeld abgesprochen sein: Werden Demos auf der Bühne gezeigt und wenn ja, welches Equipment ist hierfür nötig? Mobiliar für Geräte, Stromanschluss, Starkstrom, WiFi oder kabelgebundenes Netz? Wird ein Livestream übertragen? Dann benötigt man hierfür ebenfalls spezielle Technik.
Wichtig ist einfach, alles rechtzeitig zu klären, damit es vor Ort keine bösen Überraschungen gibt. Es kann immer passieren, dass man etwas Unvorhergesehenes braucht und schnell im Elektromarkt besorgen muss. Ziel muss es jedoch sein, so perfekt wie möglich vorbereitet und für alles gerüstet zu sein, damit das Set-up im zeitlichen Rahmen bleibt, keine Hektik entsteht und der Sprecher ausreichend Zeit hat, sich auf den Inhalt und die Präsentation an sich vorzubereiten. Er darf sich keinesfalls mit einem unfertigen Aufbau oder hakender Technik beschäftigen müssen.
Folien für Medienvertreter
Idealerweise ist die Präsentation bereits einen Tag vor der Veranstaltung final, um sie mit auf das Mediakit (zum Beispiel USB-Stick) zu spielen. Häufig ist dies allerdings nicht der Fall, da meistens kurz vor knapp noch Änderungen vollzogen werden. Damit muss man rechnen, und es ist auch nicht schlimm, wenn die Folien nicht auf dem Stick sind. Alternativ versorgt man die Medienvertreter im Anschluss über einen Download Link. Hier ist es wichtig, dass vorher abgeklärt wird, ob alle Folien an die Medienvertreter gegeben werden dürfen oder ob vorher eventuell Folien herausgenommen werden müssen. Dies kann zum Beispiel bei Inhalten zu Marktzahlen der Fall sein, die zwar bei der PK gezeigt, aber nicht schriftlich weiterverbreitet werden dürfen.
So, nun seid Ihr im Bilde, wie Ihr vorgehen müsst, um eine perfekte Präsentation auf einer Pressekonferenz auf die Beine zu stellen bzw. aus PR Sicht bestmögliche Unterstützung zu leisten. In einem früheren Blogbeitrag haben wir Euch zudem geschildert, wie man eine PK professionell moderiert. In einem anderen Beitrag klären wir Euch noch zu den Geheimnissen eines gelungenen PK-Rehearsals auf.
Viel Spaß beim Lesen und wer seine eigenen Erfahrungen mit uns und unseren Lesern teilen möchte, ist herzlich eingeladen, direkt unter dem Beitrag zu kommentieren.
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