Checkliste: Moderation einer Pressekonferenz

Mit unserem heutigen Leuchtschrift Beitrag möchten wir allen PR Verantwortlichen einen praktischen Leitfaden für die professionelle Moderation einer Pressekonferenz (PK) an die Hand geben. Die Moderation obliegt in der Regel dem PR Mann bzw. der PR Frau des Unternehmens, manchmal auch einem Vertreter der zuständigen PR Agentur. Wer es noch nie gemacht hat, ist im ersten Moment sicherlich etwas nervös. Mit einigen essenziellen Punkten, die es zu beachten gilt, sowie einer gesunden Portion Selbstvertrauen sollte die Nervosität allerdings sehr schnell verschwunden sein und bestenfalls in Freude am Moderieren umschlagen.

Hauptaufgaben

Die Moderation einer Pressekonferenz schließt drei Hauptaufgaben ein:

• Einführung: Begrüßung und Vorstellung der Sprecher
• Moderation der Q&A
• Abschluss

Einführung: Begrüßung und Vorstellung der Sprecher

Zu Beginn der Pressekonferenz übernimmt der Moderator die Einführung. Folgende Informationen sollten darin enthalten sein:

• Begrüßung der Medienvertreter, am besten mit einem smarten Einstieg, dem sogenannten „Icebreaker„. Dieser kann sich auf den Ort beziehen, das Thema oder auch auf das Wetter.
• Informationen zum Ablauf der Veranstaltung: Timing offizieller PK Teil, Q&A, Interviewoptionen, Catering.
• Falls die PK simultan übersetzt wird: Infos zu verfügbaren Fremdsprachen und Headsets.
• Informationen zu WiFi und dazu, wo die Zugangsdaten zu finden sind – idealerweise auf einem Schild zum Abfotografieren am Pressecounter.
• Informationen zum Pressematerial: Ab wann steht das Material wo zur Verfügung, z.B. online (Link!) und/oder via USB-Stick, der eventuell eingangs verteilt wurde.
• Falls ein NDA vorliegt: Hinweis darauf, welche Produkte/Informationen dem Sperrvermerk unterliegen und wann dieser fällt.
• Vorstellung der Sprecher inkl. Name, Titel und Thema.
• Übergabe an den ersten Sprecher.
• Falls es mehrere Sprecher sind, können diese direkt an den nächsten übergeben – hier
  kann, muss aber nicht moderiert werden.

Moderation der Q&A

Ist die Präsentation vorüber, ergreift der Moderator wieder das Wort. Falls es eine Q&A gibt, leitet er direkt dazu über. Falls nicht, ergreift er das Schlusswort (siehe weiter unten unter „Abschluss“).

• Der Moderator bittet alle Sprecher auf die Bühne. Dies ist zudem ein guter Moment für ein Gruppenfoto – eine entsprechende Info hierzu sollte der Fotograf im Vorfeld erhalten.
• Der Moderator leitet von der letzten Präsentation zur Q&A über, beispielsweise mit einem Dankeschön an die Sprecher, und fragt dann in die Runde der Medienvertreter, ob es Fragen gibt, bzw. ruft die Fragenden jeweils auf.
• Falls (Hand-) Mikros vorhanden sind, wird das Mikro dem Fragenden gereicht – in der Regel durch einen der Agenturvertreter.
• Der Moderator teilt die jeweilige Frage dem passenden Sprecher zu.
• In seiner Funktion als Pressesprecher ist der Moderator zudem dafür zuständig, dass Fragen, die vor Ort nicht beantwortet werden konnten, im Nachgang geklärt und die Antworten dem Medienvertreter weitegeleitet werden.

Abschluss der Moderation einer Pressekonferenz

Im Anschluss an die Q&A oder im Anschluss an die Präsentation, falls es keine Q&A gibt, beendet der Moderator die Veranstaltung mit abschließenden Worten. Hierzu gehören folgende Inhalte:

• Dankeschön an die Sprecher für ihre Zeit und ihre Präsentationen.
• Dankeschön an die Medienvertreter für ihr Kommen und ihr Interesse.
• Einige Worte zu den weiteren Agendapunkten der Veranstaltung, falls nicht direkt nach der PK Schluss ist. Zum Beispiel: Interview-/Foto-Optionen, Showcase oder Buffet.
• Falls die PK auf einer Messe stattfindet: Hinweis auf den Messestand des Unternehmens mit Angabe der Standnummer und der Info, dass wir uns über den Besuch der Medienvertreter auch am Stand freuen.
• Abschließende gute Wünsche für einen erfolgreichen Tag.

Damit solltet Ihr auf jeden Fall für die Moderation einer Pressekonferenz gewappnet sein. Was es aus PR Sicht bei der Vorbereitung hinsichtlich der Präsentationen bedarf und wie eine PK-Generalprobe, das sogenannte Rehearsal, abläuft, erfahrt Ihr hier auf unserem Leuchtschrift Blog. Solltet Ihr Eurerseits noch Anmerkungen haben, kommentiert gerne direkt hier unter dem Beitrag.

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