Checkliste Organisation Pressekonferenz

Pressekonferenzen sind ein wichtiges Instrument unserer Kommunikationsarbeit. Mit einer einzigen Veranstaltung lässt sich nicht nur eine Information an ein breites Publikum streuen, sondern auch eine Vielzahl an persönlichen Medienkontakten erreichen. Unabhängig von der Größe der Konferenz – ob ein Briefing mit 10-30 Personen oder eine große Pressekonferenz (PK) mit 80+ Teilnehmern – der Inhalt muss die Maßnahme rechtfertigen. Was Ihr bei der Planung beachten solltet, damit die Pressekonferenz erfolgreich wird, zeigt unsere heutige Checkliste Organisation Pressekonferenz.

Am Anfang stehen die News

Vor der Planung einer Pressekonferenz steht immer die Überlegung, ob eine solche als PR Maßnahme gerechtfertigt ist. Darum müssen sich PR-Verantwortliche immer zuerst fragen, ob es relevante Neuigkeiten gibt, die es rechtfertigen, dass die Medienvertreter ihre Redaktion für die Veranstaltung verlassen oder ihre Zeit im stressigen Messeumfeld, falls die PK im Rahmen einer Messe stattfindet, dafür reservieren. Zudem solltet Ihr Euch auch immer fragen, welchen Mehrwert eine Pressekonferenz im Vergleich zu einer einfachen Pressemitteilung oder zu einem Redaktionsbesuch bieten kann. Sprich, bieten charismatische Sprecher, interessante Kooperationen mit anderen Unternehmen oder ein umfangreicher Produktshowcase den Medienvertretern einen Mehrwert, mit dem eine schlichte Pressemitteilung nicht mithalten kann.

Könnt Ihr alle Fragen mit ‚Ja‘ beantworten, sollte der Pressekonferenz nichts mehr im Wege stehen, und die Planung beginnt. Dabei hilft Euch unsere Checkliste Organisation Pressekonferenz.

Organisationsphase

Wie bei allen Projekten, ist auch bei einer Pressekonferenz eine perfekte Planung im Vorfeld das A und O für eine erfolgreiche Veranstaltung. Nachdem das Thema und die Sprecher stehen, gilt es zu klären, welche Termine möglich sind. In diesem Zusammenhang solltet Ihr unbedingt auch Konkurrenzveranstaltungen ausschließen und auf dieser Basis sowie anhand der Sprecherverfügbarkeiten Datum und Uhrzeit für die PK fixieren. Im Anschluss geht es mit den Feinheiten los. Als Event-Experten sind wir von Flutlicht sehr, und ich meine wirklich sehr, detailverliebt, wenn es um die Organisation einer Veranstaltung geht. Natürlich muss das große Ganze stimmen – aber manchmal machen auch die Kleinigkeiten „die Musik“. Einen Überblick über die wichtigsten Orgapunkte erhaltet Ihr im Folgenden:

Location

Wie der Rahmen bei einem Kunstwerk bildet die Location den Rahmen für die Veranstaltung. Darum muss diese gut ausgewählt werden und mit Thema der PK korrespondieren. Zudem sollten rein praktische Bedingungen erfüllt sein. Dazu gehören die passende Größe, eine gute Verkehrsanbindung, Parkmöglichkeiten, WLAN, bei Bedarf separate Räumlichkeiten für Interviews und Stauraum. Auch muss die Frage nach dem Mobiliar, dem Catering und der Deko geklärt werden, die Toiletten sollten schick und sauber sein, eine Garderobe darf nicht fehlen, und ein passender Ort für die Akkreditierung der Teilnehmer ist ebenfalls notwendig. Achtet auch auf ausreichend Branding-Möglichkeiten.

Extra Tipp: Location-Check! Nie ohne Vor-Ort-Besichtigung eine Location buchen. Hier sind Reinfälle vorprogrammiert.

Einladung

Eine aussagekräftige Einladung, je nach Vorlaufzeit auch in Kombination mit Terminblocker im Vorfeld, macht den Medien Lust auf die Veranstaltung – wichtig: hier sollte stehen, was von der Veranstaltung inhaltlich zu erwarten ist, welche Sprecher vor Ort sind, wo man sich anmelden kann und natürlich die logistischen Details inkl. Wegbeschreibung und Parkmöglichkeiten.

Extra Tipp: Wenn Reisekosten übernommen werden, kann diese Info durchaus mit in der Einladung erwähnt werden. Spätestens im persönlichen Gespräch mit den potenziellen Teilnehmern wird dies voraussichtlich ein Thema werden.

Media Kit

Herzstück einer jeden Medienveranstaltung ist das Media Kit – sprich: die Pressematerialien. Hier ist professioneller Content erforderlich wie u.a. aussagekräftige Presseinformationen, Bild- und Video-Material, Präsentationen sowie Unternehmens- und Sprecherprofile. In welcher Form diese zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel auf einem USB Stick oder über einen Online-Link in den Newsroom, solltet Ihr im Idealfall von den Bedürfnissen der Medienvertreter abhängig machen – entscheidet Ihr Euch für den Stick, muss nur gewährleistet sein, dass das Material rechtzeitig fertig ist, um die Sticks noch bespielen zu können.

Ablaufplan

Diese Aufgabe ist trocken und mühselig, aber unbedingt notwendig: Ein Ablaufplan inklusive aller Zuständigkeiten, Informationen zu den Zulieferern und aller Aufbau- und Abbau-Zeiten ist ein absolutes Muss. Nur, wenn jeder schon im Vorfeld der PK weiß, was genau seine Aufgabe ist und worum er sich kümmern muss, lässt sich Chaos am Veranstaltungstag vermeiden.

Showdown

Je nachdem, wann die PK startet, solltet Ihr entweder am Morgen oder bei sehr frühen Veranstaltungen am Vorabend ein Team-Briefing abhalten. Hier hilft der Ablaufplan, den kommenden Tag zu strukturieren. Zudem sollten die Sprecher über ihr Publikum informiert werden – wer kommt, für welche Medien schreiben die Freien, welche Fragen könnten kommen oder gibt es z.B. Besonderheiten bei dem ein oder anderen Medienvertreter zu beachten wie zum Beispiel vorprogrammierte kritische Fragen oder Spitzfindigkeiten. Idealerweise findet zudem eine Generalprobe der Pressekonferenz, ein sogenanntes PK-Rehearsal, statt.

Letzte Vorbereitungen

Jetzt heißt es – aufbauen und vorbereiten: Bühne, Empfangsbereich, Produktshowcase, Technik, Deko, Pressematerial etc. Mindestens eine Stunde, bevor die Journalisten eintreffen, sollte alles bereit sein. Die Ausnahme ist hier das Catering – das muss natürlich frisch und warm kurz vorher serviert werden. Achtet bitte auch auf eine gute Ausschilderung. Es wäre ja schade, wenn Euch die Gäste nicht finden.

Extra Tipp: Ruhig bleiben! Egal, wie gut Ihr alles vorbereitet habt, es kommt immer etwas dazwischen. Sei es die Technik, die hakt, der Präsentationsklicker, der wie vom Erdboden verschwunden ist oder eine Airline, die spontan streikt. Die Lösung für jedes Problem ist: ruhig bleiben, neue Wege finden und notfalls improvisieren. Das Schöne: am Ende ist normalerweise alles gut.