Checkliste Messe Kommunikation (2/2)

Nachdem wir im ersten Teil unserer Checkliste Messe Kommunikation die Aufgaben beleuchtet haben, die im Vorfeld einer B2B oder B2C Messe anfallen, zeigen wir Dir heute, was es vor Ort zu beachten gibt. Viel Spaß beim Lesen!

Das Gute gleich zu Beginn: Wenn Du die Tipps aus Checkliste Messe Kommunikation Teil 1 beherzigst und den Messeauftritt ordentlich vorbereitest, dann ist die Durchführung vor Ort fast schon ein Kinderspiel – unabhängig davon, ob eine Consumer-Messe wie die IFA oder eine B2B Messe wie die Embedded World oder die Hannover Messe Industrie (HMI) vor der Tür steht.

Die Messe ruft

Es ist alles organisiert, die Koffer sind gepackt, und die Reise in die Messestadt geht los. Jetzt sind vor allem folgende zwei Punkte wichtig:

• Eine klare Aufgabenverteilung
• Keine Panik 🙂

Messevortag

Am besten treffen PR Verantwortliche aus Unternehmen und PR Agentur mindestens einen Tag vor Messestart am Ort des Geschehens ein. Jetzt stehen folgende Aufgaben an:

• Location Check: Wie sieht der Stand aus, wo steht welches Produkt/welche Lösung, wo ist der Pressebereich, wo lassen sich Interviews abhalten? Zudem muss auch der weitere Umkreis genauer in Augenschein genommen werden – wo ist das Pressezentrum, wo sind die Toiletten und, wenn es Interviews außerhalb des eigenen Standes gibt, wo sind diese und wie lange sind die Laufwege (aber Achtung, bei aktivem Messebetrieb immer ein paar Minuten mehr Zeit einplanen)?
• Teammeeting und Briefing: Hier werden die einzelnen Aufgaben besprochen und Zuständigkeiten geklärt. Wer ist am Pressecounter, wer begleitet die Pressegespräche, wer übernimmt die Aufgabe des Springers etc.? Wenn es einen Raumbelegungsplan gibt, wo ist dieser hinterlegt und wie ist das Vorgehen bei spontanen Terminen?
• Pressecounter: Am Pressecounter trifft alles zusammen – hier werden Termine vereinbart, Presseinfos verteilt und Gesprächspartner zusammengeführt. Darum sollten am Vortag schon sämtliche Materialien (Pressesticks, Terminkalender, Telefonlisten, Belegungspläne etc.) zurechtgelegt werden. Der Pressecounter kann auch mit dem Infocounter verbunden sein, sofern beide Counter mit dedizierten Ansprechpartnern „bestückt“ sind.
• Extra Tipp: Uns ist schon mehrfach aufgefallen, dass manche Counter ausschließlich mit Promotoren besetzt sind, die kein Wissen über das betreffende Unternehmen haben. Wir empfehlen dringend, zumindest eine fachkundige Person an den Counter zu stellen, die das Unternehmen sowie die Ansprechpartner sehr gut kennt und kompetent Auskunft geben kann. Der Counter ist die Visitenkarte des Unternehmens – nicht nur für Journalisten. Aus diesem Grund ist es für einen guten ersten Eindruck wichtig, dass dieser nicht nur freundlich, sondern auch professionell und kompetent geführt wird. Das heißt, der Ansprechpartner sollte das Unternehmen kennen und auch erste, fachlich qualifizierte Auskünfte geben können.
• Pressefächer: Wurden im Vorfeld physikalische Pressefächer im Pressezentrum gebucht, müssen diese bestückt werden. Zudem muss geklärt sein, wer das regelmäßige Nachfüllen übernimmt.

Checkliste Messe Kommunikation: Vorort-Betreuung

Die Tore öffnen sich, jeder kennt seine Aufgaben, eigentlich läuft jetzt (fast) alles von alleine. Die nächsten Tipps sollen Dir zusätzliche Hilfestellung geben, damit alles nicht nur 100- sondern 150-prozentig gelingt:

• Interviewbegleitung: Sprecher sollten auf Messen immer von einem PR-Verantwortlichen bei Interviews begleitet werden. Das hat den Vorteil, dass der PR-Vertreter im Notfall eingreifen und, falls erforderlich, sich um die Klärung offen gebliebener Fragen im Nachgang kümmern kann. Darüber hinaus gibt es dem Sprecher Sicherheit und sollte einmal eine Gesprächslücke entstehen, weiß der PR Mann diese sicher und kompetent zu füllen. 🙂
• Veranstaltungen: Findet ein Pressebriefing oder eine Pressekonferenz statt, gilt es auch hier: Den Überblick behalten, den Stand und den Counter dabei nicht aus dem Auge verlieren und auch dort jemanden „abstellen“, selbst wenn sich das Augenmerk gerade auf die Pressekonferenz im Pressezentrum richtet.
• Ruhig bleiben: Auch im größten Messetrubel muss ein PR-Ansprechpartner ruhig und sachlich bleiben. Was immer hilft: Tief durchatmen, kurz an die frische Luft gehen, und weitermachen.
• Socialising: Klar stellt das fachliche Know-how das A und O dar. Trotzdem ist das entspannte „Schnacken“ wirklich wichtig. Denn zur Messezeit trifft man alte Kollegen wieder, hört News aus der Branche und baut sich ein gutes Netzwerk auf. Darum solltet Ihr nach einem langen Messetag nicht einfach im Hotelzimmer verschwinden – der Besuch der ein oder anderen Abendveranstaltung ist wirklich wichtig und macht am Ende des Tages, auch wenn man eigentlich am liebsten müde ins Bett fallen würde, meistens auch noch Spaß.

Nach der Messe

Wieder zurück im Office, fängt die Nachbereitung der Messe an – hierunter fallen folgende Aufgaben:

• Debriefing: Für diese Aufgabe sollten sich alle Beteiligten ausreichend Zeit nehmen. In diesem Schritt wird nochmals resümiert – was lief gut, was lässt sich bei der nächsten Messe (-Vorbereitung) optimieren? Und gibt es Punkte, die bereits im Vorfeld des nächsten Messeauftritts in Angriff genommen werden können, wie ein Sprechertraining?
• Reporting: Jetzt heißt es zählen – wie viele Termine haben stattgefunden, welche Veröffentlichungen gab es. Auch wenn die Messe häufig weniger eine Plattform zum Clippings Generieren als zur Kontaktpflege und um Gesicht zu zeigen darstellt, freut man sich dennoch über erschienene Artikel. Dabei zählt allerdings nicht nur die Quantität, sondern vor allem auch die Qualität: wurden Unternehmensbotschaften „richtig“ in den Kanal gebracht und konnten im Vorfeld gesetzten Kommunikationsziele erreicht werden.

In diesem Sinne – die nächste Messe kann kommen!

Falls Du noch weitere wichtige Punkte oder sonstige Anmerkungen zu unserer Checkliste Messe Kommunikation hast: Wir freuen uns über Deine Kommentare!

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