Checkliste Messe Kommunikation (1/2)

Für viele Unternehmen, ganz besonders für B2B Companies, ist es DAS Highlight des Jahres: der Auftritt auf einer Messe. Ob it-sa, Embedded World, IFA oder HMI – die Herausforderungen sind vergleichbar und es gilt, das Budget erfolgreich und zielführend einzusetzen. Das Thema B2B/B2C Messe Kommunikation spielt, unabhängig von der Branche, stets eine tragende Rolle. Was es kommunikativ für einen erfolgreichen Messeauftritt alles zu beachten gilt, fassen wir in unserer Leuchtschrift Messe-Serie zusammen und beginnen im Folgenden mit Teil 1.

Messe Kommunikation: Aufgaben

Eine Messe bringt unterschiedlichste Kommunikationsaufgaben mit sich. Diese gliedern sich in:

• Organisation im Vorfeld der Messe
• Maßnahmen und Betreuung auf der Messe
• Follow-up und Nachbearbeitung im Anschluss an die Messe

Diese Bestandteile einer Messeorganisation gelten für B2B Messen bzw. Unternehmen gleichermaßen wie für Consumer Messen bzw. Unternehmen.

1. Vorab zu klärende Punkte

Zunächst geht es darum, einige Punkte zu klären, bevor mit der tatsächlichen Organisation begonnen wird. Ziel ist es, dass die Kommunikationsmaßnahmen auf die übergeordneten Messe-Ziele einzahlen und sämtliche Maßnahmen Hand in Hand geplant und ausgeführt werden. Hierfür ist es essenziell, dass die Kommunikationsabteilung eng mit den involvierten internen Parteien sowie mit der PR Agentur zusammenarbeitet. Für die Abklärung der relevanten Punkte vorab hilft folgende Checkliste:

• Gibt es einen eigenen Stand oder wird ein Partnerstand genutzt?
• Welche Neuigkeiten / Lösungen zeigen wir?
• Welche Sprecher stehen für Interviews oder eine Presseveranstaltung zur Verfügung und wann?
• Wie und wo können wir Kommunikationsmaßnahmen integrieren? Gibt es Räume für Interviews? Gibt es einen Showcase, durch den man die Medien führen könnte? Ließe sich ein Medienbriefing oder eine Pressekonferenz am Stand ausführen? Falls nicht, können Räumlichkeiten (zum Beispiel im Convention Center) angemietet werden?
• Wieviel Budget ist für die Kommunikationsaktivitäten eingeplant?

2. Planung der Kommunikationsmaßnahmen

Sind die übergeordneten Details geklärt, gilt es, die Maßnahmen rund um die Messe Kommunikation zu besprechen und festzulegen. Auch hier haben wir eine hilfreiche Checkliste vorbereitet:

• Pressekonferenz: Sind die News spannend genug, dass sich eine Pressekonferenz oder ein Medienbriefing anbietet? Falls nicht, existieren alternative Kommunikationsmöglichkeiten?
• Interviews / Standführung: Mögliche Alternativen sind beispielsweise Interviews mit Medienvertretern und / oder eine Standführung, sollte es etwas Spannendes auf dem Stand zu sehen und idealerweise auch anzufassen geben.
• Details Interviews: Welche Sprecher stehen wann für welche Themen zur Verfügung? Sobald dies feststeht, gilt es, die Interviews zu pitchen und den Terminkalender der Sprecher und Medien entsprechend der Themen und Verfügbarkeiten zu füllen. Wichtig ist zudem, im Vorfeld zu klären, ob die Sprecher „offizielle“ Speaker sind und über die Erlaubnis verfügen, mit den Medien reden zu dürfen. Dies ist nicht immer der Fall und muss daher rechtzeitig abgeklärt werden.
• Details Standführung: Wer führt die Medien durch den Showcase? Wird hierfür eine Personenführungsanlage benötigt?
• Einladung: Einladung der Medienvertreter sollte etwa zwei bis drei Wochen vor der Messe erfolgen und sämtliche Medien-relevanten Infos wie News, Presseveranstaltungen, Interviewpartner etc. enthalten.
• Content / Material: Der Content bzw. das Material für die Medien (Texte, Bilder, Grafiken, Videos etc.) sollte so vorbereitet werden, dass es mit Messebeginn online (zum Beispiel im Newsroom) steht sowie am besten per USB Stick an die Medienvertreter verteilt werden kann. Achtung – sollten NDAs im Raum stehen, so müssen diese entsprechend berücksichtigt werden. Auch der Versand der Pressemeldungen sollte rechtzeitig geplant, mit einem Termin versehen und im Anschluss durchgeführt werden.
• Social Media: Verfügt das Unternehmen über Social Media Plattformen und wenn ja, wer bespielt diese? Wichtig für eine Messe ist, im Vorfeld festzuhalten, welche Kanäle für die Messekommunikation genutzt werden, einen Redaktionskalender inklusive Timing für Posts oder Tweets festzulegen sowie die verantwortlichen Personen für den Social Media Content sowie für die Freigaben zu bestimmen.
• Foto / Video Möglichkeit: Wo können Redakteure gute Fotos schießen und Videos drehen? Bietet der Stand eine entsprechende Kulisse? Das ist essenziell, vor allem auch, um die Attraktivität des Stands für TV-Sender zu erhöhen.
• Messe Plattformen: Bietet die Messe Plattformen, die von Ausstellern genutzt werden können, wie zum Beispiel die Showstoppers bei der IFA?
• Partner Kommunikation: Lassen sich Synergien mit Partnern nutzen, die ebenfalls auf der Messe präsent sind?
• Give-aways: Sind Give-aways geplant? Heutzutage sind diese eigentlich nicht mehr nötig; wenn es etwas Kleines, Brauchbares ist, freuen sich die meisten Medienvertreter dennoch meistens darüber.
• Fotos / Videos: Werden für die interne Dokumentation oder auch als Pressematerial Fotos und Videos benötigt? Details zur Suche nach einem Fotografen sowie zu Fotoshootings findet Ihr hier sowie hier.
• Materialien für die Messe / Presseführer: Häufig haben Messen eigene Pressebereiche auf der Homepage, zu der man Medienansprechpartner oder auch Pressematerial beitragen kann. Dies sollte rechtzeitig im Vorfeld erfragt und im Anschluss befüllt werden.
• Reporting: Wie muss intern reportet werden? Wird ein Clippingdienst beauftragt, der auch TV/Web-TV und Hörfunk beobachtet?
• Pressecounter: Gibt es einen Empfangsdesk als Anlaufpunkt für die Medienvertreter vor Ort? Wer besetzt diesen? Häufig erfolgt dies durch die PR Agentur.
• Logistik: Gibt es WLAN am Stand? Gibt es einen Raum als Back-Office? Stehen Notebooks zur Verfügung, um die Interviewlisten zu pflegen? Wo befindet sich der Stauraum / das Lager? Haben die PR Verantwortlichen Ausstellerausweise? Können Hostessen als „Models“ genutzt werden, um beispielsweise ein Produkt in die Kamera zu halten? Ist Security am Stand, um den Zugang zu unternehmensinternen Bereichen (z.B. Interviewbereich) zu sichern?

3. Interne Organisation

Die Voraussetzung dafür, dass extern alles perfekt funktioniert, ist eine strukturierte interne Vorgehensweise. Entsprechend langjähriger Praxis-Erfahrung empfehlen wir insbesondere ein paar Punkte zu beachten – es ist nicht viel, hilft aber ungemein:

• Regelmäßige Abstimmung mit allen Beteiligten, zum Beispiel in Form eines wöchentlichen Messe-Calls
• Pflege einer ausführlichen Messe-Checkliste mit sämtlichen Details, Zuständigkeiten und Deadlines. Diese kann als Agenda wie auch als Memo der Calls dienen
• Rechtzeitig mit der Orga beginnen! Als Agentur ist man immer das letzte Glied in der Kette und hat es nicht immer selbst in der Hand, wann begonnen werden kann. Dennoch gilt: je früher man anfängt, umso besser. Dies an die Verantwortlichen beim Kunden mit Nachdruck weiterzugeben, kann hier schon einmal ein bisschen helfen.
• Ab und zu ein persönliches Meeting sowie, bei einem größeren Messeauftritt, ein gemeinsames Vor-Ort Meeting, um sich ein exaktes Bild der örtlichen Gegebenheiten machen zu können.

Die Messeorganisation ist ein weites Feld, und wir denken, hier die wichtigsten Punkte herausgestellt zu haben, die notwendig sind, um in eine Detailplanung überzugehen. Im nächsten Step geht es dann an den Messeauftritt selbst. Was es vor Ort rund um das Thema Messe Kommunikation zu beachten gilt, liest Du in Teil 2 unserer B2B/B2C Messe-Serie.

Wer an dieser Stelle etwas zum Thema Messe Kommunikation loswerden möchte oder andere Erfahrungen hat, ist jederzeit eingeladen, direkt hier zu kommentieren! Wir freuen uns auf Deine Meinung!

Das könnte Dich auch interessieren:

Gastbeitrag im AUMA Blog von Tanja Auernhammer, Leiterin der Geschäftsstelle des Bundesverband Industrie Kommunikation (bvik): Fünf Empfehlungen für professionelle Messekommunikation 

MerkenMerken