Im Redaktionsalltag geht es um relevante, schnelle und präzise Informationen. Ein guter Medienverteiler ist daher die Basis einer erfolgreichen Medienarbeit. Vollständig sollte er sein und natürlich die richtigen Adressaten ansprechen. Zudem ist Flexibilität bei der Erstellung angesagt: Der Verteiler muss so aufgebaut sein, dass stets die passenden Kontakte innerhalb einer Redaktion selektiert werden können. Klingt logisch. Doch woher weiß man, wer die richtigen Ansprechpartner sind und wie behält man den Überblick über deren Themen- und Interessensgebiete?
Medien, Redaktionen und Journalisten gezielt anzusprechen und Kontakte systematisch zu dokumentieren – das ist das Ziel beim Aufbau und der Pflege eines Medienverteilers. Eine solide Datengrundlage hierfür ist eine gut gepflegte Mediendatenbank. Denn: Einer aktuellen Medienbefragung zufolge schieben 95% der Journalisten, nach dem Gießkannenprinzip versendete Masseninformationen ungelesen in den Papierkorb. Fast alle Befragten gaben zudem an, individuelle Inhalte (Customized Content) Presseinformationen zu bevorzugen.*
Nur wer den Garten sorglich pflegt, weiß auch, dass er Früchte trägt
Die regelmäßige Pflege und Aktualität einer Mediendatenbank ist also unerlässlich. Natürlich kann man als Unternehmen oder PR-Agentur themenspezifische Verteiler kostenpflichtig erwerben, allerdings lässt hier häufig die Qualität bzw. Aktualität zu wünschen übrig. Es geht daher nichts über den eigenen, persönlichen Auf- und Ausbau eines entsprechenden Mediennetzwerks.
Je detaillierter relevante Informationen über eine Redaktion oder einen Journalisten in der Datenbank erfasst werden, desto weniger Rechercheaufwand hat man im Tagesgeschäft. Ein guter PR-Arbeiter kennt „seine“ Medien natürlich, dennoch ist es von Vorteil, wenn Angaben wie Erscheinungsweise, Charakteristik, Branche etc. eines (Online-) Magazins auf nur einen Blick eingesehen werden können. Selbstredend, dass auch Daten wie die Redaktions-Mailadresse sowie -Telefonnummer gespeichert und bei beispielsweise einem Verlagswechsel aktualisiert werden. Auch die Aufnahme von Journalistenkürzeln kann hilfreich sein – wer war nochmal „hds“? Ergänzt wird dieses Basiswissen um eine entscheidende Information: Über welche Themen berichtet der Titel regelmäßig?
Noch wichtiger als die allgemeinen Informationen über eine Redaktion sind die jeweiligen Journalistendaten.
Medienverteiler: Erfolgsentscheidend ist die Qualität
Eins vorweg: Das Gerücht Journalisten wären vormittags nicht in der Redaktion anzutreffen, ist natürlich längst überholt. Nichtsdestotrotz gibt es Informationen über Journalisten, die die Arbeit bzw. das Miteinander mit der Presse erheblich erleichtern und sie vor allem für beide Seiten effizienter machen.
Folgende Basisdaten sind dabei absolute Grundvoraussetzung:
- Redaktion
- Funktion innerhalb der Redaktion/des Verlags
- Telefonnummer und Mailadresse
- Persönliche Mailansprache oder via Redaktionsadresse
- Presseinfos welches Unternehmens bzw. welcher Unternehmensbereiche sind erwünscht
Optional sind weitere Angaben wie das Ressort oder die Postanschrift für Teststellungen (sofern letzteres über die Mediendatenbank abgewickelt wird).
Die wichtigsten Auswahlkriterien innerhalb jedes Journalistendatensatzes der Mediendatenbank sind jedoch die relevanten Themengebiete. Diese müssen für jedes Unternehmen bzw. die Kunden der Agentur vordefiniert und bei Aufnahme eines Medienvertreters in einen Verteiler abgefragt werden. Um die Qualität des Medienverteilers dauerhaft zu sichern, müssen die zugewiesenen Themengebiete und Interessen auf Journalistenseite regelmäßig überprüft bzw. hinterfragt und gegebenenfalls aktualisiert werden.
Nachdem die Bedeutung von Facebook, Twitter, Youtube und Co. als Informationsquelle, aber auch als eigener Content-Hub für bzw. von Journalisten stetig zunimmt, ist es sinnvoll, die Social Media Affinität und -Aktivität der Redakteure in der Mediendatenbank zu erfassen.
Neben der bereits genannten Daten, gibt es noch viele weitere Journalisten-„Insights“ für eine möglichst individuelle Medienansprache. Ist ein Redakteur viel unterwegs, hilft etwa der Hinweis, dass auch gerne auf der Mobilnummer angerufen werden darf. Natürlich gewinnt man relevante Informationen nicht nur durch die reine Abfrage via Online-Formular sondern vielmehr durch kontinuierliche persönliche Kontaktpflege und längerfristige, vertrauensvolle Media Relations. Selbstredend ist hierbei, dass zur Verfügung stehende Informationen autorisiert sein müssen und stets vertrauens- bzw. verantwortungsvoll genutzt – oder eben auch nicht genutzt, geschweige denn, an Dritte weitergegeben werden.
Never Ending To Do: Medienverteiler aktuell halten
Eine gute Mediendatenbank ist ist für Medienarbeiter in Unternehmen und Kommunikationsagenturen die Basis für zielgerichtete Media Relations. Konkret heißt das: Handarbeit ist angesagt. Die Kontakte müssen ständig ergänzt, requalifiziert und bereinigt werden. Viele Daten können ganz nebenbei in einem Telefonat oder beim Treffen mit einem Journalisten abgefragt werden. Alternativ sollte man regelmäßig die Webseiten der Redaktionen checken oder dort anrufen und nachfragen, ob die Zuständigkeiten noch korrekt sind. Hilfreich sind zudem Branchennewsletter, die regelmäßig darüber informieren, was sich in Sachen Personal gerade in den Redaktionen tut. Es kommt einfach nicht gut, nach einem Journalisten zu fragen, der schon vor zwei Jahren die Redaktion gewechselt hat…
Den Medienverteiler zu aktualisieren ist also kein Projekt, hinter das man nach erfolgreicher Ausführung einen Haken setzen kann. Sie ist vielmehr eine Aufgabe, die Verantwortliche in Unternehmen oder Agenturen immer auf ihrer To Do-Liste stehen haben müssen.
*Quelle: www.mountbarley.de
